采购申请与采购订单：有什么区别？

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发表于 2023-11-16 17:14 | 只看该作者 |只看大图

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采购申请和采购订单是采购领域的支柱。本文中将讲解两者的含义和区别，并分享采购和财务团队可以轻松实施的优化采购流程的技巧。

采购申请到采购订单流程

从采购申请到采购订单的流程包括确定采购什么物品、向谁采购以及采购多少。在大多数组织中，流程是这样的：

1-采购员提交采购申请

采购员需要获得批准才能进行采购，因此他们要提交一份采购申请。这是一份内部文件，仅请求控制预算的人（无论是部门经理、采购团队，还是两者一起）批准采购。

2-采购申请审批

采购申请需要经过相应的审核人员，并根据公司采购政策中的所有必要项目进行检查。这通常包括审查预算、业务需求、供应商可靠性和其他因素。

3-发出采购订单

采购申请获得批准后，就可以用来创建采购订单。采购订单包含供应商履行订单所需的信息，用于下订单。

在采购流程中，采购申请先于采购订单，因此我们先来深入了解一下采购申请。

什么是采购申请？

员工每次需要为企业购买商品和服务时，都必须获得财务部门的许可。这种许可申请就是采购申请。采购的物品可以是办公用品、库存、生产用物品等。

要代表公司做任何事情，首先需要获得授权人的批准。采购申请可以创建审计跟踪，确保所有流程的透明度。

为什么需要采购申请？

主要办公室负责人不可能总是联系供应商并获得他们的供应。他们需要下属员工代表他们联系供应商。然而，当他们之间发生这种直接联系时，就有可能出现欺诈行为。为了防止这种情况，公司采用了采购申请工作流程。这样可以创建审计跟踪，使下属员工对自己的行为负责。

此外，采购申请等内部文件比口口相传的订单验证方式更好，因其增加了采购的真实性。

什么是采购订单？

采购订单是买卖双方之间的合同，包含价格、交货数量、交货日期等详细信息。

采购订单遵循采购申请的流程。申请获得批准后，采购订单就会发送给供应商。采购订单对于保存会计记录非常重要。

为什么需要采购订单？

采购订单有助于公司跟踪需要交付的货物和供应商的详细信息等。出于审计目的，你需要有文件表明采购部门主管批准了订单，为此需要采购订单。

有时，供应商可能会在签订合同和货物交付期间提高价格。你可以使用采购订单作为双方已经商定价格的证明。采购订单还可以帮助建立一个非常有序的记录保存系统。它们使你更容易跟踪订单，确保及时交付货物。