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用 Collections Database 搭建自己的数据库

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日常工作生活中，我们总会有一些小数据需要记录并统计，比如加班请假时间、里程油耗、咖啡因摄入量等。这些数据零零种种，类型很多，虽然有一些专用 app 可以分别记录这些数据，但未免显得小题大做，也不符合我个人的使用习惯——能精简则精简，更何况有些数据根本没有专门的 app 来记录。

所以，采用通用性更强的类表格自然是更好的方案，包括在线表格 Airtable、金数据、相对小众但可以本地使用的 Memento Database，又或者略显大材小用的 Numbers、Microsoft Excel、WPS。

但用这些应用记录数据，对我来说都有些痛点。最主要是：

• 录入数据需要打开对应的 app，不够方便快捷；
• Airtable 和金数据可以利用 API 结合快捷指令方便录入，但依赖网络，多少有点不稳定的感觉；
• 数据放在第三方服务器，总有点不太放心。

寻寻觅觅，偶然发现了今天要介绍的 app —— Collections。它的出现，一举解决了上述三个痛点。

• 对快捷指令支持比较完善，可以快速录入数据，同时也支持手动在 app 录入；
• 数据存储在本地，录入数据不依赖网络环境；
• 数据可以通过 iCloud 在多设备间同步，支持 iPad 和 Mac 平台。

当然，凡事都有两面性，解决痛点的同时，Collections 也有一些使用不便的地方。包括 app 没有中文版，Formula （公式）功能1数据类型不能自动转换，比较死板等。

如果能克服上述两个痛点，Collections 是一个非常好用的可自定义的数据库，官方宣称有20+ 种类型字段可供使用，包括：公式运算、逻辑运算、文本、数字、图片、文件、定位、日期时间、即兴涂鸦等，非常丰富。正如官方 slogan：

Organize anything.

下图是我个人在用的两个范例，其中订阅费用是开箱即用，软件已内置模版，不过各字段的名称是英文，可以自行修改为中文。China Daily 是结合快捷指令，把阅读过的文章记录一下字数，并保存原文链接，方便后续回看。

订阅费用和 China Daily 阅读统计

理解 Collections 数据结构和组织方式

Collections 数据结构本质上就是一个 Excel 二维表格，它包括三个基本要素：Collections、Documents 和 Fields（因为 app 为英文版，本文对相关术语也用英文进行描述）。

Collections：可以理解为一个个 Excel 文件，不同的 Collections 用于收集不同的数据，比如上图的订阅费用和 China Daily 阅读统计就是两个 Collections。

Documents：就是每个 Excel 里面一行行的数据，上图中印象笔记和 Quicker 就是两条 Documents。

Fields：Excel 每一列的内容，比如每一条订阅费用的 Documents 包含 app 名称、价格、周期、到期日期这四个 Fields。

上述用图表示如下：

Collections 数据结构

还有两个功能需要了解，如果要统计汇总数据，需要添加一个 Summary；如果要过滤满足某些条件的数据，需要添加一个 View；如果要统计满足某些条件的数据，就是把 Summary 和对应的 View 关联起来。

新建 Collection 范例

现在我们一起来新建一个统计每日饮水量的 Collection，来理解 app 的相关功能。

打开 app 后点击右上角「+」，软件已经内置了很多 Template（模版），这里选择 Custom（自定义），对新的 Collection 命名为「每日饮水」，选择喜欢的图标。

完成后继续点击右上角「Next」，添加 Fields。这里按下图添加对应的数据类型并重命名。此处有个不人性化的地方，添加完 Fields 后必须先点击右上角「Save」，然后再重新进入编辑 Fields，才能重命名。

新建 Collection 并添加Fields

重新进入新建的「每日饮水」，点击右上角「...」，选择「Lists」，用于添加「饮用类型」，添加类型时可以开启「Enable color」，看着会比较美观。

添加饮水类型的 List

回到上面左图，这次选择「Fields」，进行编辑调整，各字段命名如下图。添加 Selection 字段时选择刚才新建的「饮用类型」列表。

重命名各字段名词

点击上图中每个 Fields 右侧的「>」，参考下面图片设置，未显示的选项保持默认即可。

另外，因为我们大部分时候喝的是水，所以为了减少每次录入的操作步骤，饮用类型默认选项设置为水。同时，为了显示时美观一些，把饮用类型的「Display caption」关闭。

关闭「Display caption」和设置「Default value」

这里简单解释一下几个主要的选项作用，不同的 Fields 类型选项会有所差异。

Collection 的 List 界面

• Display in list：开启后， Filed 才会在上图 List 页面显示，比如上图中日期、摄入量、饮用类型都开启了。
• Style：类型为 Title 时，字体会加粗且显示在首行，比如上图的日期。摄入量和饮用类型都属于 Detail，字体未加粗。
• Display caption：是否显示字段标题，上图中摄入量开启了此选项，如果关闭此选项，则只会显示 50，而不会显示「摄入量」三个字。
• Add divider：设置后，在录入新数据界面，会和其他字段之间有空行，效果如下图。

「Add divider」左图开启，有图关闭

一个简单的 Collection 已完成，现在我们来添加 Summary 和 View 功能，让其统计今日饮用总数。

添加 View 过滤数据

View 类似于 Excel 筛选功能，我们添加一个 View 用于过滤出日期为当天的数据。

添加 New view

按下图步骤 1-10 添加新的 View。注意，Formula 需要内购解锁。

步骤1-4

步骤5-8

步骤9-10

解释下「Data in unit」：Day 表示按日筛选，1 表示今日，-1 表示昨日。同理，当选择Month 过滤时，1 表示当月，-1 表示上月。

添加 Summary

添加 Summary 用于统计数据。

选择 Summary

由于我们是要统计摄入量的数据，而摄入量在前面选择的 Field 类型为 Decimal number（十进制数），所以这里也要选择 Decimal number。其余按步骤 1-10 操作。

步骤1-3

步骤4-10

步骤11和最终效果

至此，一个可以记录每日饮水量的 Collection 已完成，下面附上快捷指令，用于快速记录数据。我习惯一杯水喝完后就记录，而杯子容量是固定的，所以快捷指令只需要动态获取当前日期即可，摄入量属于固定数值。各位也可根据需求对摄入量和饮用类型进行设置。但是不建议设置需要选择的步骤，这样无法 Siri 语音一键记录。

利用快捷指令后玩法就很多了，比如 NFC 触碰，手机后背双击，iPhone 15 Pro 系列的 Action Button，都可以大大提高数据记录效率，各位自行尝试。

Siri 语音添加效果

关于 Formula 和数据类型

首先吐槽下 Formula 的数据转换功能，一旦 Field 字段类型选择好了，通过公式计算的结果一定也要符合该字段类型，否则会报错。比如 Field 字段类型是 Text（文本），那么通过公式计算的数字结果一定要用「String」把数字结果转换为字符串才行，如下图。

快捷指令传递给 Collection 的数据类型也要对应，不能把数字结果传递给文本型的 Field。

左图未进行类型转换报错，右图把数字结果转换为文本

另外，Collection 的公式组织方式是先写结果再一步步由后至前写过程，需要点逆向思维，而且一旦过程中有一步逻辑写错了，那大概率得重头开始写，不太人性化。

比如，上图中对 1 和 2 求和的结果转换为字符串，我们一般习惯于先写公式 Sum 1 2，然后再对 Sum 结果使用 String 转换字符串。但 Collection 里面需要先写 String，然后在 String 里面写 Sum，再在 Sum 里面写数字 1 和 2。也就是说，如果一个结果需要通过 123 步骤来实现，那么在写公式时必须按 321 步骤写。

相信能看到这里的读者，对数据记录是有需求的，Collections 虽然是一个小众 app，也有一点不人性化的地方，但其功能的完善程度和对快捷指令的支持程度都是非常棒。同时，高级功能的内购，一次购买即可解锁 Mac、iPad、iPhone 端。

Collection 的功能还有很多，本文仅抛砖引玉，更多详细功能推荐阅读官方文档。

很多时候，我们不是不想记录一些数据，而是记录的过程不够方便快捷，每多一个步骤就会大大降低记录的欲望，能一步到位的绝对不要用两步。

用 Collections 去记录更多更多吧！

 

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