当谈到项目工作时，没有人愿意盯着一张永无止境的待办事项清单。然而，当你正忙于一个项目并且工作量太大而无法处理时，就会有这种感觉。

弄清楚如何掌握项目工作量管理并在团队中顺利分配工作量是项目经理可以做的最重要的事情之一。

       

什么是项目工作量？

简单地说，项目工作量是指一个项目所包含的工作量，而项目工作量管理是关于你在团队成员之间处理、管理和分配工作的方式。它包括分配责任，设定预期，收集团队成员的最新情况，并预测未来的工作量。

项目工作量是对工作量效率的衡量——员工利用其时间和技能的程度。当你试图弄清楚如何管理团队的工作量时，首先需要了解你有哪些可用的资源，以及这些资源如何能同时用于各种项目。

项目工作量示例

正确的工作量管理总是从放大你的资源和他们的能力开始。如果你有大量的资源，并试图有效地管理繁重的工作量，那么这一步尤其重要，这样就不需要有人加班了。

借助8Manage PM项目管理软件，你可以获得所有资源的实时完整视图。所有这些可根据他们的角色和可用性进行排序。最方便的是，这些都是自动化的，你不需要创建任何公式。

例如，如果你的开发人员同时处理多个项目，你可能希望他们在切换到另一个项目之前专注于一个项目数周，这样每个项目都有自己的负责团队成员全神贯注的时间为了它。然后根据紧迫性、复杂性、与其他业务流程的兼容性等对这些项目进行优先排序。在8Manage PM系统中，你可以看到里程碑和阶段，以及被分配在每个阶段工作的人员。

如何分配项目工作量？

分配和跟踪项目工作量是项目经理最重要的职责之一。如果做得正确，它可以优化员工绩效，最大限度减少混乱，让每个人都感到满意而不是不知所措。

以下是分配工作量时需要遵循的 5 个简单步骤：

第 1 步：从最高优先级的工作开始。项目经理为帮助他们的团队做的**的事情之一就是设定优先级。根据任务和项目的重要性或紧急程度安排团队的任务和项目待办事项列表，并帮助他们首先关注正确的任务。

第 2 步：查看启动日期和完成日期。当你知道哪个团队成员负责项目的哪个部分，就可以为每项任务设定明确的截止日期。为了帮助你的资源高效地处理工作量并一次专注于一项任务，以免分散注意力，看看你是否可以应用时间阻塞技术。

第 3 步：仔细检查你是否为每个项目或任务分配了**人选。考虑你团队的可用性、偏好、专业知识、资历等。

第 4 步：与团队沟通。为了使你的团队工作量管理取得成功，你的团队需要与你的工作保持一致。与团队交谈，看看他们是否真的可以承担你计划分配给他们的新项目，并检查你的估计是否切合实际，以便他们明白到他们的意见很重要。

第 5 步：让人们知道你为什么给他们每项具体任务。成功的项目管理在很大程度上依赖于员工的参与和积极性。为了帮助他们参与进来，请告诉团队每个人为什么给他们某些任务或项目，以及这将如何有助于实现企业的总体目标。

随时跟踪项目工作量

分配项目工作量不足以保证成功。你还需要持续跟踪和监控它，以便了解你的项目进展情况以及是否需要对项目进度进行一些调整。

跟踪项目工作量需要建立里程碑检查点。当你的人员从事该项目时，他们必须确切地知道需要在何时交付的可交付成果是什么。如果他们还没有准备好，他们什么时候准备好？在他们准备好之前需要做什么？等等。

它使你有机会在项目落后于进度之前进行调整。它还可以让你避免项目中可能涉及的资源之间不必要的复杂性和冲突。最后，当你知道还剩多少工作量以及每项任务需要多少时间时，你可以轻松衡量你的团队离完成项目还有多远。

分配和跟踪项目工作量，需要一些**管理工具来帮助你做出正确的决策。8Manage PM项目管理软件可按照区域、部门、项目以及活动进行资源的查找、申请、分配并跟踪所有资源的使用情况。同时，系统支持定义项目资源角色和资源均衡管理以更好地管理和调用资源。

8Manage PM提供各种先进的资源管理功能，包括：
● 自动根据资源技能和可分配时间查找合适的资源
● 跟进资源的计划分配，实际分配和实际使用
● 根据资源分配自动进行费用估算和预算
● 对资源的计划与实际使用记录进行比较分析
● 自动检测资源的过度分配与不合适的资源

更重要的是，通过8Manage PM项目管理软件的时间跟踪功能和报告工具，你可以掌握每项任务的进度，清晰地了解在项目进展中所有资源的计划分配情况，实际分配情况以及实际使用情况。