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两级计划帮助项目经理轻松成为时间管理大师
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两级计划帮助项目经理轻松成为时间管理大师 - 项目管理 - ITPUB论坛－专业的IT技术社区
本帖最后由 蓝云EasyTrack 于 2022-10-27 10:58 编辑
“谁才是真正的时间管理大师？”
小美：我8:00起床，9:00做好早餐，9:10完成基础妆容，9:15出门，9:25到公司。
项目经理小帅：我吃饭、午休、上厕所都在开会；开会时还能同时回复客户和团队成员的消息；顺便还把会议重点整理出来了。
“时间管理大师”这波终究是项目经理赢麻了。
被称为“天才少女”的谷爱凌，也是一名时间管理大师，学习训练两不误；不仅是奥运会冠军，还被斯坦福大学录取。她每做一件事都会全身心投入，让效果达到最佳。
“我从小就意识到时间的重要性，每天都有完整的时间规划表，每一小时每一分钟做什么都非常清楚。”
—— 谷爱凌
项目经理们得赶紧记下小笔记了，尤其是初级项目经理，想要快速适应工作，时间管理就是首要学习掌握的工作法则。
1.项目经理必须是时间管理大师
项目经理的重要工作职责是带领项目团队一起完成项目交付、实现项目目标。这不仅要安排好自己的时间，还要学会给团队成员分配任务、合理安排他们的时间。
项目管理“铁三角”也有时间这一要素，它的变动会影响到范围和成本。例如：项目时间缩短，就意味着必须要减小范围；如果不减小范围，那么就必须增加成本满足缩短时间的要求。所以时间管理，对于项目经理来说是必要的。
而对于时间的合理安排，在项目管理中会体现在各个不同的计划上；初级项目经理的规划能力会比较欠缺；所以在实际工作中，会经常出现临时、突发的任务增多的情况，整个团队都会被迫陷入到一种四处救火的状态。
掌握以下两个计划，可以帮助项目经理清晰地进行团队工作规划以及时间管理。
2.两级计划帮助项目经理高效进行时间管理
项目经理在制定计划时，一方面要针对执行层，便于下达项目任务以及任务进度反馈；另一方面要针对决策层，便于向上汇报以及获得关注和支持。
所以可以根据二者的关注点结合项目经理个人工作需要制定：面向管理层的里程碑计划以及面向团队成员的项目计划。
2.1里程碑计划，把控项目整体方向
里程碑指项目中一个标志性的重大事件，它标志着上一个阶段结束、下一个阶段开始。里程碑计划是在项目的重要节点建立里程碑，管理层可以通过阶段审批以及交付物评审掌握项目进度和质量，从而控制项目整体方向，以保证实现总目标。
需要包含这几方面要素：各个阶段的计划开始、完成时间；各阶段的具体责任人以及各阶段具体需要完成的任务。
重难点：需要时刻关注阶段完成进度，避免进度以及目标偏移。
2.2项目分解（WBS）计划，把控项目任务进度
工作分解结构（Work Breakdown Structure，简称WBS）基本定义：以可交付成果为导向对项目要素进行的分组，它归纳和定义了项目的整个工作范围，每下降一层代表对项目工作的更详细定义。
简要来说，就是对里程碑计划进行更详细的分解，将项目按照一定的原则分解成任务。
需要包含这几方面要素：工作任务的具体内容（即交付物）、每个任务的起止日期、任务的负责人、每个任务的前后依赖顺序。
重难点：需要关注团队各个成员的任务完成进度，防止项目的进度出现偏差；成员的进度沟通反馈比较麻烦。
针对以上两级计划的重难点，搭配一款合适的项目管理软件会更加高效、便捷解决，同时也能实现新手项目经理对于两级计划的轻松制定以及监管。
3.支持两级计划的项目管理软件，让工作高效轻松
3.1计划制定困难——模板库来辅助
项目经理借助易趋系统新建项目时，系统自带常用项目类型模板供选择，也可以从已有的项目中选择类似的项目模板直接使用。
选择项目模板后就可以进行项目的基本信息录入；之后可以进行里程碑计划以及项目计划的模板选择，这样项目两级计划的框架就搭建好了，系统支持在此基础上根据个人项目的情况进行调整，适合初级项目经理。
（易趋新建项目视图）
3.2里程碑计划全面监控——审批/评审流程规范化
借助系统制定好里程碑计划后，系统会对项目阶段进行实时的完成状态监控，如有延误会及时进行预警；可视化展示项目所处的阶段，便于项目经理进行项目进度管理。系统辅助监管，项目经理的时间管理妥妥的。
系统支持阶段的审批以及交付物的评审流程：一方面可以保障项目过程以及交付物的质量，确保项目目标不偏离；另一方面便于项目经理引导管理层对项目的关注、获得其支持。审批流程规范化，审批的状态也一目了然。
（易趋里程碑计划视图）
易趋系统中里程碑计划还可以关联付款和收款计划，这两个模块也是项目管理中需要项目经理重点关注的部分，能在计划时间内付款/回款，也代表了重要里程碑的完成。
（易趋里程碑计划——收款计划视图）
3.3项目分解（WBS）计划——多视图满足全面监管
项目经理需要清晰地了解项目的进度，借助易趋系统制定完项目计划后，可以全面展示项目的计划开始时间、计划完成时间、工期、责任人等各项指标。任务责任人可拖拽进度条来报告项目进度，每个任务都能追溯到个人以及进度轨迹。
项目经理可以通过多种视图查看和监控项目计划，包括甘特图、WBS、关键路径等，项目计划管理科学有序。
（易趋项目计划——分解视图）
（易趋项目计划——甘特图视图）
易趋系统还支持科学的项目任务依赖关系设置。各个任务之间具备一定的逻辑性，例如：A任务必须在B任务执行完了之后再执行。在项目计划制定时，就可以为项目任务设置依赖关系。如“前置任务”栏，备注的FS表示某一任务完成后，再开始这个任务。项目任务之间的逻辑清晰、有层次，可以提高项目时间管理的科学性。
（易趋项目计划——任务依赖关系视图）
4.总结
由于项目的复杂性，项目经理被迫成为了时间管理大师。但是通过针对管理层的里程碑计划以及针对团队成员的项目分解计划，可以实现项目时间管理的科学性，使项目经理的日常工作更加轻松高效。而借助一款支持两级计划的项目管理软件，可以帮助初级项目经理制定合理的两级计划，还能实现项目的全面监控，管理更加便捷。
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