《零秒工作》书摘

• 我认为日本白领的工作效率低下的三大主要原因是“众多管理层和部门领导人无法自己作决定和推进工作”“部门内外协调后的再次协调”以及“随之而来的庞杂冗繁的资料制作”。
• 能够自己作决定并推进工作，简而言之，就是一种“工作能力的体现”。
• 无论收集多少信息都无法作出决策时，往往是因为没有在什么时间前决定什么、该做什么的这种目的意识和紧迫感，只是漫无目的地收集信息而不断推迟行动。信息是一种判断该往左走还是该往右走的单纯手段，必须将其具体化。但是问题是，在收集信息的过程中，有的人会误认为自己正在开展有效的工作。
• 虽然不是指所有的工作，但是对于大多数工作，都可以先干脆地推进，在精神上比较轻松的情况下形成一种良性循环，进而逐步提升自己的干劲。为此对工作速度的强烈意识也是必不可少的。
• 要想提升工作速度，首先对于该项工作必须有整体印象。所谓整体印象是指最终的成果是什么、为了取得最终的成果需要考虑怎样的要素、需要按照怎样的步骤和顺序才能取得成果、从什么地方着手才最有效等综合因素。
• “确认上司指示”比任何事情都要重要，因为即便最初的指示足够明确，但上司中途突然变卦的事情也是实际存在的。
• 工作本身并不是以细致完成为最终目的，它终究要以做出某项成果为目的。
• 首先，你必须想象某项工作进展顺利并已经圆满完成
• 将 A4 纸横着摆放，在左上方写上标题，右上方写上日期，正文写 4～6 行，每行 20～30 字。花 1 分钟的时间写完 1 页，从早上起床后到晚上睡觉前，写 10 页，那么你的大脑就能非常清晰。如果每天坚持书写 10 页笔记，那么你的大脑一定会越来越灵活。有工作能力的人甚至会成为更加出类拔萃的人才。
• 迅速把握问题所在，其重点在于：在平常的生活中就不断思考哪些事件可能导致问题发生。
• 假设如果不经过验证，就没有任何意义。假设的验证，是通过采访和分析故障信息等手段展开的。
• 所谓坦诚地听取意见，是指没有反感，不会反驳对方，会完整地听取对方所说的话。但是只是听取意见，工作是不可能有所进展的，在听取之后还再次确认内容，提出疑问，深入挖掘问题的本质和解决方案，才能算得上是有意义的工作过程。
• 工作能力强的人和工作能力一般的人最大的区别，主要体现在是否能够使用适当的方式，问出最核心的问题。
• 在有限的时间内收集信息，能够避免淹没在信息的洪水之中，还能够掌握安排好优先顺序的方法。这样一来，工作的速度便能不断提升。
• 此外，如果浏览到了优秀的博客日志，我还会尽量去阅读这位作者以往所有的日志。让人不可思议的是，能够写出一篇优秀日志的作者，其以往的日志往往也是非常优秀的。
• 在全球性的竞争愈演愈烈的当今社会，掌握能够看懂英文视频的能力、以较快速度阅读英文报道的能力，对提升工作速度变得越来越重要。即使通过其他途径来提升工作效率，如果在这个方面浪费了大量的时间，那么提升工作速度也不过是一纸空谈罢了。
• 只花费两个小时共进晚餐其实并不容易，但是不论两个人有多么意气相投，都应该尽量避免超过两个半小时以上的交谈。
• 充满智慧和洞察力的朋友给予我们的灵感与刺激，是其他任何事物都无法替代的。如果身边有和自己相同年纪，或者比自己大 5 岁、10 岁，或者比自己小 5 岁这些年龄段的朋友，能够随时向其咨询问题，那么每个年龄段至少要有两位。
• 我建议大家不要在意格式，使用 52 页所推荐的“A4 纸做笔记”法，先写出一个题目，然后 1 分钟内在 1 页纸上写下 4～6 行、每行 20～30 字的内容。当你不在意格式、顺序和体裁的时候，会感觉写起来流畅多了，对于这种行云流水的书写方式甚至连你自己都会感到惊讶。
• 如果写好了 30～50 页的笔记，就将它们摆放到比较大的桌面上。最普通的摆放模式是将关于问题和课题的笔记放在左侧，将解决对策摆在正中间，然后将与其相关的具体对策摆在右侧。
• 如果你是一位上司，在让员工制作文件和资料的时候，从一开始就应该有尽量详细的工作完成概要（用来展示在工作结束的时候，应该形成怎样的成果）。如果比较熟悉了之后，那么大概只需要花费 30 分钟就能够详细地写出一篇工作成果概要，然后让员工按照这个概要来完成工作。在这样的状态下才能够稳定地推进工作，避免发生偏差，工作输出的质量也会有所提高。
• 传达的内容很难被正确地理解。而且和上司相比，员工所拥有的信息量大概还不到上司的几分之一。
• ◎ 向员工指示工作的时候，从一开始就应当尽量详细地写一份工作完成概要，交给员工 ◎ 当制作业务涉及计划书、报告书等资料时，先确定整体的目录、页数和页面的分配，写出每一页的标题，然后编上页码 ◎ 一旦习惯了以后，就可以在员工面前直接编写工作完成概要，直接和员工沟通并达成一致，然后让员工迅速地推进工作
• 如果意见发生了冲突，那么首先确认共同点。即使看起来两人的意见完全不同，但是只要静下心来仔细思考，几乎都能找到不少共同点，然后一一确认这些共同点。这样一来，意见相反的两个人也会变得比较冷静，警戒心也会相对松懈一些。在这样的基础上再来确认不同点。对于不同点，与其说是黑与白、左与右这样无法融合的差异，很多时候倒不如说是因为前提条件不同，而导致结论不同而已。因此在确认不同点的时候，首先要确认前提条件，在此基础上再整理双方主张的本质区别。在这样的过程中，常常就会意识到：双方的想法其实基本上是相同的，也没有任何利害关系，只是因为些许的差异而引起感情上的对立，仅此而已。
• 为了做到这一点： ◎ 由会议负责人在白板上书写 ◎ 不要自行随意归纳，尽量将发言的内容如实地记录下来 ◎ 不太明白的时候，要坦率地再次确认，然后写下来 ◎ 归纳要点，补充完善 ◎ 用手指着记录下来的内容，向本人确认 ◎ 整理议题和将要采取的行动 ◎ 关于论点上的偏差，要当场通过图示的方式说明相同点和不同点 以上就是使用白板的要点。
• 暧昧不明地传达信息，并不意味着有效地传达了信息。倒不如说因为优柔寡断，反而常常会带来负面效果。因此对于比较消极的内容，也必须养成坦率直言的习惯。因为没有清楚地传达给对方，反倒会引起更大的麻烦。 做不到这一点的人，并不就是所谓的好人，或者是很善良的人。他们只是单纯地“无法将应该传达的信息冷静沉着地传达给他人”罢了。或许这样的人只是“摆出自己很善良的样子，满脸堆笑”而已。这种状态下工作是不会有任何进展的。该说的话就要说，该传达的信息就要坦率地传达。
• 关于 LINE 这款软件，最近有越来越多的人都觉得如果没有 LINE 那几乎就活不下去了。LINE 的问题在于，聊天对话的频率过于热烈频繁，导致难以专注于工作。“聊天对话就是需要热烈的氛围”，这一点确实没错，但是原本一次性讨论后就可以解决的问题却要来来回回谈很久，还要让许多人参与到聊天中，这对于工作的集中度是致命的。
• 我认为，将认真倾听的态度理解为“输了”的人，只会通过“胜负”来判断事物和周围的人，这是一种不好的习惯。不知道是因为自卑，还是因为没有自信，他们没有掌握比较平稳的待人处事的方法。
• 不用说用书面形式确认，不少人甚至连口头确认都会省略，只是留下一句：“那就拜托了。”这其实是非常危险的。
• 人类的记忆会在不知不觉中转变为对自己有利的印象，这确实是一个现实的问题。即使固执地认为“当时对方就是这么说的，一定没有错”，其实只是因为记忆转变为对自己有利的印象而已。
• 那么为什么有的人会“居高临下”呢？我认为这是对自己没有自信，总是充满压力所造成的。因为对自己没有自信，所以“居高临下”地和他人接触，才能让自己短暂地沉浸在优越感的假象里。可是沉浸在这样的假象里，自信心也不会有丝毫的增长，完全没有任何意义。与其说没有意义，倒不如说对自己有害。
• 无论是谁，只要受到了表扬和感谢，被他人慰劳，都会感到喜悦。这时候更能涌起干劲，会想要更加努力。为了这个上司，为了这个团队的领导，想要更加努力付出，拿出成果。这就是人类与生俱来的感情。
• 哪怕是很小一件事，只要怀有感谢的心情，自然而然地就能对他人给予积极的反馈。如果将培养员工当成自己的责任，那么类似“没用的东西”之类的负面想法就会消失不见，取而代之的则是“下次这样做就会更好”之类比较柔和但又发自内心的表达方式。
• 每天表扬了 10 次以上的话，那么和员工、团队成员之间的关系就会更加紧密，也更容易做出成果。从结果上来说，可以亲眼观察到工作速度的突飞猛进。