企业为什么需要重视采购系统的升级(一)

编辑导语：采购一直以来都不被重视，很多人认为采购就只是买东西，不需要技术，还总是拿回扣……事实上真的是这样吗？一起来看看作者是怎么说的吧。

一、采购概念与分类

企业不重视采购由来已久：

• 采购不就是花钱买东西吗
• 干采购油水很大，是肥差
• 做采购的人，人品靠得住就行
• 让自己亲戚做采购
• 要想办法别让采购拿回扣
• 采购不懂技术，需要什么就去买什么，就是个办事员

这里谈到的“采购”指的是生产制造型企业的采购，所谓采购，是指企业在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为企业资源，以保证企业生产及经营活动正常开展的一项经营活动。

在采购的发展历程中，经历了从传统采购到战略采购的发展过程。在传统采购中，人们对采购工作的认识普遍存在以下几个误区：

误区一：认为采购就是“杀价”，价格越低越好

有些人认为，做采购就要热衷于同供应商打价格战，把价格一再压低，并将获得最低的采购价格视为采购的“成功”。这往往是采购工作中一个典型的误区，采购人员之所以这样做，是因为忽略了采购的总成本。

俗话说“买的没有卖的精”，供应商看似在价格上已经没有了盈利的空间，但是他会通过其他渠道来挽回损失，比如降低材料质量、交货时间不准、服务水准下降等。结果，采购人员看起来“占了便宜”的交易却饱经磨难，甚至在后续使用中要付出更大的代价。

所以，采购人员不仅要关注单价，更要关注采购的总成本。

误区二：认为做采购就可以“吃、拿、卡、要”，不吃白不吃，不拿白不拿

有些人认为，采购是一个“肥差”，很大程度上掌握着选择哪家供应商的“权力”，供应商有“求”于自己，认为“有权不用，过期作废”，所以在采购过程中为自己牟取私利。

这种观念和行为不仅有违采购的职业道德，还加剧了采购中的风险。对于任何一个管理规范的企业而言，都不会允许上述现象发生，企业在强化内部控制的基础上，总会致力于打造一支坚守道德规范的采购团队，从而防止采购中的“贪腐”现象发生。

误区三：认为企业要经常更换采购人员，以预防“采购腐败”

有些企业认为，采购工作不过是花钱买货，容易成为滋生问题的温床，为了控制采购人员的不道德交易给企业带来损害，会经常更换采购人员，以防止“采购腐败”。

为此，一些企业甚至明文规定，采购人员不得连续任职超过3年，期满要转岗到其他部门工作等。

二、采购业务流程

一般来说，我们选择不同的采购方式，在相应的采购业务流程上也会有所不同，但总的来说，作为一个完整的采购业务过程，其所遵循的业务流程又具有共性。

俗话说“万变不离其宗”，我们通过图1-2来认识采购业务执行中的一个共同模式：

上图从“接受采购任务”开始，到“付款并结清票据”止，将采购业务分为九个步骤；另外，采购业务在企业内是一项持续开展的业务，每一次的采购业务结束，又将在若干时间后进入再一轮的采购之中。

我们接下来了解采购业务中的各个步骤：

1．接受采购任务

可以说，接受采购任务是一项采购业务开始的任务来源。通常情况下，企业内的各个部门会把采购任务报到采购部，采购部把所要采购的物资予以汇总，再将采购任务分配给各位采购职员并下达相应的采购任务单。

有时，采购部还会主动根据企业的生产经营与销售情况，主动提出各种物资的采购计划，并交由企业各部门以及企业领导核实后，形成采购任务。

本步骤主要解决了“为什么采购”的问题。

2．制订采购计划

采购人员在接到采购任务后，要制订出具体的工作计划。

具体来说，采购人员要对所采购的物资进行市场调查，包括对产品价格、规格、供应商等因素进行调查分析，从而确定采购方式、采购时间，以及货物运输方法、货款支付方法等。

本步骤主要从宏观上解决了“怎么做采购”的问题。

3．提出采购需求

这里的采购需求，主要包括三个方面：

1. 对采购的产品做出清晰而准确的规定，同时也有助于供应商准确地理解
2. 详细地制定产品的检验程序和规范
3. 形成完整的采购文件，如采购合同、产品标准、技术协议等资料

总的来说，本步骤主要解决了“采购物品要达到什么样的标准”以及相关采购文件的问题。

4．选择供应商

每个企业都会处于一定的供应链之中。对于企业本身供应链中处于合作关系的供应商，采购人员可以将采购信息直接发给对方；对于非供应链中的供应商，采购人员可以通过信息搜集，选择质量好、价格低、交货及时、服务周到的供应商予以合作。

本步骤主要解决了“从哪个供应商处进行采购”的问题。

5．谈判与签订合同

在选择了意向供应商后，采购人员还要与供应商进行反复谈判，讨论价格、质量、货期、售后服务等合作条件，最后以合同的形式将这些条件规定下来，从而形成采购合同。

供需双方签订采购合同，意味着供需双方正式进入采购合作程序。

6．订购和发出订单

一般来说，供需双方签了采购合同后，采购人员就可以向供应商发出订单；有时，采购合同本身就规定了采购订单的内容，使得采购合同就是订单。

采购人员在向供应商发出购货订单时，一定要详细、具体地说明有关信息，诸如购货订单上的订单编号、产品名称、规格、单价、需求数量、交货时间、交货地址等信息都要准确无误。

7．货运及按时交付

采购人员在向合作的供应商发出采购订单后，接下来要面临货物运输及按时交付的问题。

在实际工作中，货物可以由供应商运输，也可以由第三方运输公司运输，还可以由采购方自己提货。不管采取什么样的货运方式，采购人员都要密切关注货运过程，确保按时交货，以免影响正常的生产经营。

8．验收入库

货物运到后，采购人员要配合仓储部门按照供需双方所签合同的规定，对货物数量、质量等做好验收工作，一旦发现货物存在未达到合同规定或者违反合同规定的问题，采购人员就要及时向供应商反映。

必要时采购人员还可以向本企业的领导反映，一定要确保货物符合合同规定。

9．付款并结清票据

在采购过程中，付款往往是供应商最为关心的问题。如果采购方收到货物后，在付款环节找各种非正当理由拒付或者拖延付款，必然会引起供应商的不满，从而导致供应商停止供货，甚至诉诸法律来解决。

从表面上来看，虽然付款问题是采购方财务部门的工作，但在现实中，供应商会认准自己被采购人员“坑”了，并且投诉采购人员，这不利于采购人员以后工作的正常开展。

因此，采购人员也要关注付款环节的如约开展，也可以通过有序的付款行为给供应商留下好的印象，使得企业的采购行为对供应商形成吸引力。另外，采购方在对供应商进行付款时，要结清相应的票据，使得付款行为有据可查。

三、采购与各部门的关系

在一个企业中，采购业务牵涉范围较广泛。

比如，企业的生产部门需要采购部提供优质、足量的原材料，否则就会影响正常的生产经营；销售部门在制订竞争策略时，往往会考虑到产品原材料中的“亮点”；仓储部门要知道采购的货物何时进仓库等。

可以说，采购业务与企业内各部门有着密切的关系。实际上，企业规模大小不同，所设置的部门多寡方面也会有区别。一般来说，规模大的企业，部门划分数量会比较多，职能分工也会更细化；规模较小的企业，部门划分数量会偏少，各部门的功能集成度会更高。

我们接下来以企业内常见的职能部门为例，来看看采购部与相关职能部门的关系。

1．采购与企业管理层的关系

我们知道，采购部门对企业内生产环节的成本节省以及足质、足量的供应，会对企业的生产产生直接而重要的影响。所以，管理层要重视采购部门与平行部门的横向联系，重视采购人员职业素质的持续提升。

具体来说，在必要情况下，采购部要将与供应商接触中获得的市场资讯及时地提供给管理层，使这些信息成为企业经营上的参考；管理层也可以将对市场行情的预测等信息资源提供给采购部，从而在一定程度上帮助采购部做好采购。

2．采购与生产部门的关系

为了确保原材料供应的稳定性，采购部要与生产部门经常交换信息，以便有足够的时间寻找资源，以及与供应商进行谈判。

同时，采购部还要将原料采购的周期和订购后可能发生的变化及时地告知生产部门，以便于双方适当地调整与配合。

3．采购与销售部门的关系

销售部门不仅要根据产品产量进行销售预测及制定销售目标，还要考虑到采购周期，以避免无法如期交货的问题。

另外，采购部应把从供应商处获悉的有关竞争对手的用料信息及时提供给本公司的销售部门，以协助销售部门做好竞争策略。

再者，为了商业互惠，企业通常会要求供应商购买本企业的产品，在具体落实中，销售部门需要与采购部门做好配合。

4．采购与产品设计部门的关系

一般来说，原材料越是基于标准化和通用化设计，相应的采购成本就会越低；如果产品设计部门在设计原材料规格时，为了追求创意与个性，而忽略了标准化和通用化设计，就会在一定程度上提高材料的采购成本。

为此，产品设计部门不可过分追求“创意”，而忽视了价格和市场因素；同样，采购部门也不可过于强调标准化和通用化设计，而忽略品质创新与技术创新的要求。

所以，产品设计部门要多征询采购部门的意见和建议；采购部门也要根据市场行情，为产品设计部门提供适当的规格标准做参考。

5．采购与品管部门的关系

通常来说，采购人员必须熟悉有关品质的标准，只有这样才能从供应商手上买到合适有用的东西。

同时，采购部门同供应商的频繁接触，有助于品管部门制定一套切实高效的品质检验标准。

再者，品管部门还会在物料验收方面给予采购部门必要的支持，使得采购部门与品管部门密切合作，采购到优质的物料。

6．采购与仓储部门的关系

一般情况下，批量采购可以降低采购的单位成本，但是库存量的增加，又反过来提高了仓储成本，甚至使得企业面临“去库存”的压力。

为此，采购部门要与仓储部门密切沟通与协调，共同设计最低的存量与最佳的订购点，从而降低总成本。

7．采购与财会部门的关系

由于采购成本在产品成本中占有较大的比重，因此采购预算成为企业资金预算中一个重要的组成部分。

采购人员在选择物料的品质时，要考虑到成本因素以及企业的财务负担能力；采购人员在议定付款方案时要考虑到企业财务部门支持的付款策略（如现金结算、刷卡支付、网上转账等）；每一项采购交易，从订购开始到交货、付款，都需要做相应的会计处理等。

可见，采购部与财会部门存在着频繁的联系。

8．采购与公关部门的关系

一般情况下，采购人员会经常与外界人士接触，从某种程度上来说，采购人员向外界展示了企业的形象，起到了一定的“公关”作用。

因此，对于设有公关部门的企业来说，采购部可以与公关部门密切合作，通过采购作业的开展，向外界展示良好的企业形象。比如，采购人员可以携带企业的宣传性视听资料、文案等，在适当的时机宣传企业品牌，为树立企业的良好形象而努力。

9．采购与法务部门的关系

在采购业务中，经常会伴随关于“权利和义务”方面的法务问题。比如，由于供需双方签订的采购合同属于经济合同的范畴，因而合同双方要受“经济合同法”的保护并承担相应的责任。

在实际工作中，在处理采购合同、纠纷、索赔等方面的问题时，采购部要与企业内的法务部门协商，尚未建立法务部门的企业必要时可以从外界聘请法律顾问来协助。

四、战略采购特征

一般来说，每个企业都处于特定的供应链之中，如果企业只顾自己的私利，不管上游供应商的死活，那么，企业就会动摇甚至丧失其良性可持续发展的根基。

随着社会的发展以及采购工作重要性的凸显，从传统采购走向战略采购，成为当前采购发展的趋势。我们判断一家企业是否具备战略采购的思想，主要基于下述关键特征：

1．从关注单价到关注采购总成本

一般来说，采购总成本的本质是采购材料的生命周期成本。

也就是说，材料的生命周期从与供应商谈好单价，到材料交付、运输、检验、储存、使用，转化成相应的产品，直至产品被客户接受或者被客户投诉并处理完投诉的整个过程，在这个过程中，附加在材料单价之上的各种费用支出之和构成了材料整个生命周期的成本。

2．企业与供应商的关系由短期交易到长期合作

传统采购只关注单价，使得企业会基于价格因素而频繁地更换供应商，不利于同供应商形成稳定的伙伴关系。

在战略采购中，企业与供应商彼此视为伙伴关系，双方致力于长期合作，有助于双方实现共赢式发展。

3．供应商由分散到集中，数目由多到少

传统采购只关注单价，谁的材料价格便宜就买谁的，使得供应商很分散，数目也很多。而战略采购，一般强调高度集中的采购，供应商的数目也会随之变少。

我们知道，采购追求的是质量优、成本低、交货准、服务好。

从质量方面来看，由于不同的供应商遵循着不同的质量标准，而且在质量水平上参差不齐，因此如果供应商数量过多，就会使得材料质量波动大、不稳定，同时加大了检验次数和检验费用，倘若从供应商中确定出表现优秀的供应商，就会让质量有更好的表现；从成本方面来看，供应商数量多、货源多，会使得企业采购数量分散，不便于形成数量优势和规模效应。

4．采购部门的角色由被动执行到主动参与

传统采购将采购视为一项简单的事务性工作，主要是简单的下单、跟催、验货、付款等事项，采购只是被动地执行需求部门提出的采购需求；战略采购则高度重视采购对于企业经营的重要性，强调采购的专业性，将采购作为企业的一项战略职能，使得采购人员积极主动地参与到企业的经营中来。

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