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采购管理系统：寻源到付款 (S2P) 流程自动化有什么好处？
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[原创] 采购管理系统：寻源到付款 (S2P) 流程自动化有什么好处？ |
发表于 2024-3-12 14:47
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企业的采购部门由各种流程和团队驱动，包括采购和应付账款。为实现战略目标而采用的策略流程之一是寻源到付款（S2P）流程。 何时使用 "寻源到付款"？ 顾名思义，寻源到付款的主要目的是寻找**供应商以满足业务需求，包括从采购申请到发出最终付款。通常情况下，寻源到付款流程用于满足各种需求，如寻找能提供更低价格、更好条件或现有供应商无法提供的商品/服务的新供应商。 这对战略采购非常有用，因为战略采购是开发各种供应渠道的关键流程，可帮助采购团队利用其采购能力，获得更好的交易。  寻源到付款通过简化和自动化原本手动执行的任务（例如 RFx 请求、管理供应商数据库和交互）来节省时间，实现供应商绩效的可见性并减少资金成本。 这不仅提高了采购效率，还使员工摆脱了以往用于管理繁琐表格的宝贵时间。它还减少了因财务预测不准确，或延迟付款和审批而造成的代价高昂的错误或延误。 通过寻源到付款，采购流程被简化为单一的工作流程，因此各种系统、利益相关者和互动不再是孤立或脱节的。 寻源到付款与传统采购的比较 传统的采购方法将采购视为一系列互不相关的任务，审批者在同一企业的不同分支机构内操作，使用不同的软件，几乎没有互动。 选择寻源到付款采购方法的企业旨在： ● 在跨团队流程（尤其是采购和年度采购计划）之间建立更无缝的集成 ● 寻找新的成本节约机会 ● 确定履行时间最短的供应商 ● 自始至终提高采购流程每个步骤的透明度 寻源到付款有哪些步骤？ 寻源到付款流程的周期因企业、采购类别或行业而略有不同，但通常包含以下 10 个关键步骤。 1. 确定需求 无论是采购请求还是需求预测，都需要对产品、商品或服务有需求才能开始采购。除了根据要求或需求进行采购外，需求还包括以更优惠的价格获得这些供应品。 2. 需求审查 在采购团队开始采购之前，需要对需求进行审核和批准，以确保其符合采购政策和真正的业务需求。 3. 采购 确定了必要的需求后，可以开始寻找潜在供应商并对其进行评估。专业的端到端采购管理系统8Manage SRM可以从供应商数据库中快速识别和审查现有供应商，并比较以往供应商/供货商的业绩、交货时间和其他选择供应商的基本标准。 4. 询价和投标 潜在供应商名单确定后，招标过程就开始了。发出信息征询书（RFI）、建议书（RFP）或报价单（RFQ），看看哪家供应商能提供**条款、价格和交货期。这也方便买家对供应商进行比较和谈判。 8Manage SRM采购管理系统可自动生成并与供应商共享这些文件，并将其安全地存储在统一数据库中，以便于访问和查看。 5. 选择供应商 当投标完成并收到投标书后，买方必须通过考虑定价、绩效和交货时间等数据，选择**其需求的供应商。 6. 起草和签署合同 在此阶段，必须就定价和合同条款进行谈判并达成一致。谈判完成且双方达成一致后，就可以签署合同了。这些步骤（共享、收集和存储合同）也可以通过8Manage SRM采购管理系统实现自动化。 7. 生成采购订单并提交履行 当发出并接受采购订单（PO）和任何变更订单时，采购部门会对其进行输入和监控。 在选定供应商并签订合同后，采购申请将成为正式采购订单，并提交执行。此时，采购团队开始控制整个流程。 8. 收到的货物或提供的服务 供应商履行了采购订单后，采购部门将接收并核实所交付或提供的货物是否及时且令人满意。 9. 收到并处理发票 采购订单完成后，应付账款团队将收到供应商开具的发票。从三向匹配到审批，再到随时向采购和供应商通报发票和付款的状态，应付账款团队负责管理整个发票处理流程。 10. 发出付款 采购订单/合同完整交付完成后，供应商可把自动生成的电子发票通过8Manage 采购管理软件自动发送给企业采购负责人，企业可根据此电子发票生成付款申请，付款申请审批通过后即可进行付款安排。 寻源到采购自动化 寻源到付款自动化是指使用软件将工作流程和人工采购任务数字化。采购流程自动化为所有相关利益方创造了更好的可视性，并通过减少重复、冗余和员工返工来简化交接和人工活动。 在8Manage SRM采购管理系统中，通过将流程和供应商互动集中到一个灵活、可定制的平台，团队可以省去审批请求、编制和跟踪供应商绩效分析、发票处理和供应商管理等人工活动，从而简化耗时且容易出错的任务。 ● 自动生成采购需求与计划 ● 自动统计与汇总每个采购环节的费用 ● 为不同采购申请设置不同审批流程 ● 支持招标、快速询比价、多轮竞价等方式 ● 供应商公开筛选，严格准入与绩效管理 ● 实时记录采购订单的整个执行过程 ● 实现采购合同的电子化管理 8Manage SRM采购管理系统提供严密的流程与监控机制管理整个交付的过程，记录与跟踪交付的具体进度与状态，确保交付的顺利完成。通过提供采购流程透明度和促进更快、更准确的供应商审核，8Manage SRM的寻源到付款自动化最终有助于降低总体采购成本，增加业务节约。 |
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