浅析总账会计如何实现余额验证功能

Contents

背景介绍… 1

测试场景… 2

权限… 7

可扩展性… 9

演示… 10

总结… 10

在实际业务中，财务人员需要从宏观角度，不是通过报表进行手工的检查，而是快速的对系统产生的数据进行余额验证，以确保期末关账期间的数据质量。

2308版本提供的余额验证功能可以根据用户自定义的规则验证资产负债表和损益表科目的数据完整性、正确性和合规性。

本博客，根据预定义的余额验证规则，介绍相关功能。

价值体现

• 全面了解验证流程，加强实体结算流程治理。
• 通过自动手动验证减少关账任务的手动工作量。
• 通过自动化错误检测并通知用户提示操作来加速关账。
• 通过早期数据审核，提高财务报表质量。

功能 

• 为验证任务定义科目余额验证规则和组。
• 执行验证并分析验证结果以采取所需操作。
• 作为实体关账的一部分，计划和协调验证任务*。
• 根据验证结果控制关账流程*。

         *需要SAP S/4HANA Cloud for 高级财务关账

余额验证流程

验证规则可以捆绑到一个规则组中。在期间关账的特定时刻，您可以根据规则组运行数据验证。或者，您可以计划重复的验证作业。在验证结果中，您可以识别任何违反数据并跟进检查和处理这些违规的业务。

可以在测试系统新建规则和规则组，然后导出，导入到生产系统的步骤是可选的。您还可以直接在生产系统中导入规则或者直接创建自定义的规则和规则组。

如图所示，使用如下三个app管理余额验证规则和组，（单次/批量）运行验证，最后查看验证结果。

根据注释3322100 – Sample Rules and Group for Accounting Balance Validation的附件xlsx文件，使用app管理余额验证规则和组，导入预定义的规则和组（仅提供英文版本）。意味着在中文环境下，会缺少部分描述信息，如果有也只有英文描述。但是可以据此来参考和复制创建自定义的规则和组。需要注意的是规则组被激活之后才能生效。也可以单独设置规则组内的某个规则为未激活，使其不生效。

为了便于理解示例规则，下文转为英文环境界面，在中文环境下描述是空的。

可以看到规则组分了2个层次结构，一个是B/S Balance Check -对资产负债表余额进行检查；另一个是P&L Balance Check -对利润表数据进行检查；展开下层结构之后，有5个资产负债表余额检查规则；有2个利润表数据检查规则；

以ZS0006为例，这是一个检查当月销管财费用总计是否小于上月销管财费用总计的1.2倍的规则。

可以点击模拟，来预览运行结果，而不会实际产生结果。

主要的逻辑是通过规则表达式部分来实现的，比如该例通过操作数选择Sum（加总）期间的职能范围是从YB30到YB50的科目金额，按照成本中心来分组输出比较结果，。

进一步的，可以点击右上角？查看关键字段的逻辑解释

运行app计划余额验证作业；可以重复运行，比如：每日进行验证。

使用app查看余额验证结果，

可以发现ZS0006规则有差异值，表明当月的费用合计不小于等于上月费用的1.2倍，因此是警告信息，可以进一步的追溯明细情况。

我们在使用的时候有可能会发现找不到这三个应用，我们需要授予相应的权限给相关用户，这里涉及到2个新的业务目录,都提供了限制类型供权限控制；

业务目录	应用	限制类型	限制字段	许可
SAP_FIN_BC_GL_VAL_RESULT_PC（“总账 – 验证结果”）	查看余额验证结果 – 总账会计 计划余额验证作业	BUKRS（“公司代码”）	BUKRS（“公司代码”）	运行验证并查看特定公司代码的验证结果。
	KOSTL（“成本中心”）	KOSTL（“成本中心”）	运行验证并查看特定成本中心的验证结果。
	PRCTR（“利润中心”）	PRCTR（“利润中心”）	运行验证并查看特定利润中心的验证结果。
	HRYTYPE_HRYID_GL （“总账会计的层次结构类型/标识”）	•        HRYTYPE_GL （“层次结构类型”） HRYID_GL （“层次结构标识”）	运行验证并查看基于特定规则组的结果。请注意，规则组具有层次结构类型 GL05（“验证规则组”）。
SAP_FIN_BC_GL_VAL_CONF_PC（“总账 – 验证配置”）	管理余额验证规则和组	HRYTYPE_HRYID_GL （“总账会计的层次结构类型/标识”）	•        HRYTYPE_GL （“层次结构类型”） HRYID_GL （“层次结构标识”）	查看和编辑特定规则组。请注意，规则组具有层次结构类型 GL05（“验证规则组”）。

要创建可在验证规则定义中使用的自定义字段，请执行以下步骤：

第一步，打开“自定义字段”应用。

第二步，根据您的需求，在以下业务上下文之一中创建自定义字段：

第三步，编辑自定义字段并在以下三个 CDS 视图中启用该字段的使用：

这是为了确保自定义字段可用于定义验证规则，并在验证结果下钻页面中显示。

此外，如果想要在“显示总账中的行项目”应用中包含自定义字段（可从结果下钻页面导航到该应用），请在 FAC_GLV_GL_ACCOUNT_LINE_ITEMS_SRV OData 服务中启用字段使用。

第四步，发布自定义字段。

在测试系统测试完毕，需要传输到生产系统。

应用	业务上下文	CDS视图
自定义字段	FINS_MARKET_SEGMENT（“会计核算：市场细分”） 或者	FAC_GLACCOUNTLINEITEM（“会计余额验证”）
FINS_CODING_BLOCK（“会计核算：编码块”） 或者	FINAC_SELECTION（“会计余额验证选择”）
FINS_JOURNAL_ENTRY_ITEM（“会计核算：日记账分录项目”）	I_GLACCOUNTLINEITEM（“总账科目行项目”）

想要在“显示总账中的行项目”应用中包含自定义字段（可从结果下钻页面导航到该应用），请在 FAC_GLV_GL_ACCOUNT_LINE_ITEMS_SRV OData 服务中启用字段使用。

另外，如果一个集团有很多公司，设置了很多验证规则，集团总部需要一览查询所有结果，可以在单次或计划批量、重复运行规则组时选择需要执行规则的所有公司代码，就可以在app查看余额验证结果里看到所有不同公司代码的结果了。

通过余额验证功能可以提供业务用户构建自定义的业务逻辑检查机制，满足平时的事中监控，及时采取补救措施，而不是月底财务结算才打开潘多拉魔盒，不得不手忙脚乱的紧急处理了。