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在分派IT工作方面应避免的七个错误
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在分派IT工作方面应避免的七个错误
责任编辑：cres 作者：John Edwards | 2023-08-01 10:36:11 原创文章 企业网D1Net
CIO肩负着太多的责任，单靠一个人的力量是无法胜任或高效处理这些工作的。因此，了解如何将工作有效地分派给精心挑选的团队成员，这是非常重要的。
遗憾的是，许多CIO不愿意将任何重要工作分配给下属，并认为这项工作可能因此而无法被正确处理，甚至完全搞砸。然而，这种担心往往是毫无根据的，因为被指派处理这项工作的人很可能已经证明他们有能力成功处理关键工作。
尽管如此，错误还是有可能发生。如果一项重要任务被委派给了错误的人，或由于某一错误的原因，那么一项关键的工作就可能会部分或完全失败。为了确保每一项委派的工作高效且轻松地完成，非常重要的是，应避免在分派工作时犯以下七种常见的错误。
1. 将工作交给不胜任或无准备的员工
委派工作时面临的最大陷阱之一就是把一项工作交给一个不具备成功完成这项工作所需技能的人。请记住，作为领导者和工作委派者，责任永远在你。
Rackspace Technology 云计算公司首席科技顾问 (chief technology evangelist) Jeff DeVerter 说：“你要对结果负责，如果质量不合格，就会给你带来不好的影响，最坏的情况是，可能会导致设备停机或网络事故。”
DeVerter 表示，他是学徒制度的坚定支持者，该制度可以将团队新手与资深专业人员组合在一起，后者可确保所有分配的工作都符合标准。他补充说，这种方法还有助于建立团队精神，同时打破新员工与资深专业人员之间的隔阂。
2. 在自己的直接监督范围以外分派工作
IT 领导应避免将权力下放给不受监督的一方。分派工作并不能免除责任。
“如果领导者将权力下放给自己没有直接管理权的一方，这就会造成一种有责任却无法控制的局面，”Euna Solutions 公司(公共部门云解决方案提供商) IT 业务副总裁安德鲁·里姆 (Andrew Riem) 解释说。“这也可能被视为‘让别人来帮你工作’，但却会损害你作为领导者的信誉和他人对你的尊重。”
里姆指出，工作委派是一种技能，需要那些希望充当指导角色的领导拥有自信和信任，而不是简单地陷入微观管理。
3. 只委派次要工作
只给员工分派一些较低层次的工作和职责，这表明领导对团队成员缺乏信心和信任。这还会阻碍员工面对现实世界的挑战，阻碍他们承担越来越大的责任。
ISG 技术研究与咨询公司的合伙人 Ola Chowning 提醒说：“这会导致员工去其他公司寻求更好的学习、成长和职业发展机会。”
Chowning 表示，IT 专业人员需要掌握的最重要技能之一就是建立人际关系。她指出，CIO及其团队经常需要与各种利益相关者合作，以做出各方都能支持的决策。
Chowning 解释说：“这通常需要具备影响力和谈判技巧，更需要真正的情商。”“这些都是我们应该在下属身上培养的领导素质，以帮助他们为担任更高领导职务做好准备，以及从CIO的工作中接过真正有影响力的工作。”
4. 对关键工作下放监督权
Sumo Logic 公司(一家基于云端的机器数据分析公司)IT 业务高级副总裁兼首席安全官 George Gerchow 建议道，IT 领导应避免将关键工作的监督权进行下放，尤其是那些容易被滥用或渎职的工作。Gerchow 指出，比如采购资产和库存管理。
Gerchow 提醒说，如果 IT 领导没有直接参与资产库存和管理计划，就可能出现滥用行为，导致硬件浪费，甚至可能出现内部盗窃。“如果资产管理工作没有进行适当的监督，可能导致关键的数据删除步骤缺失，从而可能导致敏感数据泄漏。”
Gerchow 建议为 IT 资产的使用和停用部署一个审批系统。“可以兼顾 IT 和信息安全审计与审批。”
5. 下达指令不清晰
在分派工作时，如果不能清晰、简明地下达指令，则可能会导致工作遭受挫折和失败。TWC IT Solutions 公司(一家托管解决方案提供商)首席技术官理查德·贝克(Richard Baker)表示，IT 领导被多个项目所拖累，匆忙地开始分派工作，而没有明确地说明预期结果或提供具体目标和截止日期，这种情况并不少见。
缺乏明确性会导致严重后果。贝克解释说：“不明确的指令会滋生误解，造成资源浪费。”在这种情况下，团队成员会浪费宝贵的时间去解读领导对他们的预期是什么，最终却发现自己已经偏离了方向。“随之而来的挫败感和丧失动力会损害团队的凝聚力和个人士气，”他指出。此外，缺乏明确的指令还会导致发生错误或产生不合格的结果，最终影响团队的工作效率和工作成果的质量。
在分派工作时，IT 领导应向团队成员提供详细、明确的指令。贝克说：“通过明确传达预期结果、具体目标、截止日期以及与工作或项目相关的其他信息，领导可以为团队成功完成工作打下基础。”“此外，建立一个开放的沟通渠道，让团队成员可以在此澄清问题或提出问题，从而确保所有人达成共识，了解自己的职责。”
明确的指令可以为员工提供一个坚实的框架，从而他们可以在其中开展工作并做出明智的决定。贝克解释说：“这有助于员工了解预期结果，相应地调整自己的工作，然后更高效地向预期结果努力。”当团队成员全面了解领导对他们的要求时，发生误解或错误的可能性就会大大降低。“此外，明确的指令还能营造一个积极互助的工作环境，提高团队成员的士气和积极性，从而最终带来更多的合作和成果。”
贝克补充说，通过设定明确的预期、保持开放的沟通渠道以及赋予团队成员权力，IT 领导可以有效地分派任务和项目，同时还能营造一个相互协作和积极向上的工作环境。
6. 没有充分授权
分派工作中存在的一个主要错误就是在分派工作的同时还继续进行微观管理，没有给予团队成员充分开展工作所需的权力和自主权。
Snow Software 软件开发公司的首席架构师 Jesse Stockall 表示，一旦任务完成分派，那么越俎代庖绝不是一个好主意。他指出：“当一位领导仍在大量参与某项工作时，就失去了分派工作的意义。”“接受这项工作的人仍将承担大部分工作，但在重重监督下，他们将没有发展和成长的机会。”
自信的领导会提供必要的护栏和给出检查点，以避免可能出现的灾难性错误，同时也会给处理这一工作的个人提供一定程度的自主权。Stockall 表示，这个护栏的宽度可以根据个人的经验和之前的成功业绩进行调整。
Stockall 解释说，其目标应该是赋予团队成员权力，无论结果如何，让他们对自己的工作拥有自主权，并承担责任。他解释说：“反过来，这可以让领导能够专注于其他工作。”
7. 拒绝授权
也许在下放权力上最大的错误就是从不授权。数字营销机构 Twibi 的创始人布伦顿·托马斯 (Brenton Thomas) 提醒说：“这会导致工作倦怠、效率低下和错失良机。”此外，当一位 IT 领导坚决不下放权力时，那么他可能没有时间去关注更重要的工作，从而导致效率持续低下。他补充说：“这样的领导还会错失培养团队成员技能和能力的机会。”
其解决办法是明智而有效地分派工作。托马斯说：“这意味着让团队成员去处理适合他们的工作，为他们提供必要的资源，并设定明确的预期。”“这还意味着要愿意放手，相信团队成员能够完成工作。”
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