线上敏捷共创工作坊经验分享（筹备篇）

JELLY | 线上敏捷共创工作坊经验分享（筹备篇）

线上敏捷共创类似于戏剧影视化的创新，即实现了观看戏剧从线下剧场到线上屏幕的创新，看似是共创载体/场域的改变，但其转变背后所需的筹划组织和注意事项是非常复杂的，否则可能会导致线上敏捷共创只是“走形式”。具体来说，线上敏捷共创有筹备/执行/离场三个阶段。

• 筹备阶段，组织者作为编剧，构思包含主题/人物/背景的故事概要，主要任务是线上敏捷共创的前期准备与组织；
• 执行阶段，组织者作为导演，在舞台上交代戏剧情节，主要任务是线上敏捷共创流程的设置与执行，产出共创成果；
• 离场阶段，组织者作为后期，剪辑与上映戏剧，主要任务是作为协同者/赋能者通力合作，推进已经达成共识的共创成果。

相比于线下，线上敏捷共创最需要调整和注意的是筹备阶段，尤其是线上场域的设置、成员构成与组织，因此本文将介绍如何进行线上敏捷共创的前期准备。

一、目标共识，确定主题：上下同欲者胜，同舟共济者赢

线上敏捷共创工作坊通常由需求方找用研解决问题开始，敏捷共创只是用研帮助业务解决问题的一种手段，只有在同时满足下列情况下用研组织的敏捷共创工作坊才能尽其所长。

1. 用研组织线上敏捷共创的适用场景

• 任务是备受关注的，敏捷共创投入的时间和人员成本高，对需求方很有意义才值得发起；
• 答案是悬而未决的，解决办法是未知的，需要集思广益/共同创造，如创新的方案；
• 挑战是力所不及的，面临的困难多，需要群策群力，甚至需要多个角色/部门联动解决；
• 共识是必不可少的，需要对解决方案达成高品质的共识与承诺，后续才能真正的落实；
• 用研能有所输入的，进行过用户调研，有能在共创现场启发参与者共创的报告/调研发现。

2. 线上敏捷共创目标的制定与共识

作为共创组织者不能臆想或揣测发起人目标，敏捷共创目标只有能够反应团队的原则和愿望，才能灯塔一样指引所有人朝着同一方向，因此在开始设计流程之前要充分把脉发起人的需求，让投入的时间为我们的团队和用户带来价值。将业务所需解决的问题转换成共创的主题，达成敏捷共创工作坊目标需要注意：

• 收集共创需求时多方沟通，同业务/产品/设计等相关角色进行沟通，全面了解当下业务所面临的困惑与期望，特别需要注意的是要向上沟通，才能让共创更好的服务与应用于业务战略方向和战略规化。
• 提炼出明确的共创主题，提炼出的主题越明确、越具体、越单一越好，另外，由于线上参与者注意力更难专注，在数量上1-2个主题为宜，尽量将时间控制在2-3小时左右，集中精力解决最重要的问题。
• 正式确认与共识共创主题，用研将提炼的共创主题和方案，进一步同需求方进行沟通，以确保能够解决相应的业务问题。

二、参与者：人物是故事情节的核心，让对的人来到“共创现场”

在确定线上敏捷共创目标后，用研和需求方共同确定能为共创主题贡献智慧的团队和成员，进入“共创现场”的参与者对工作坊成功与否起着至关重要的作用。相比于线下，线上敏捷共创是参与者在屏幕上互动交流，参与度和专注度更难保障，更需要慎重选择让对的人进入“共创现场”。从参与者意愿和相关性（目标达成与自己的利益越紧密相关性越高）两个角度挑选，将相关成员划分为参与者和旁听嘉宾两类，如图所示。

1. 参与者的选择

• 高意愿高相关：有意愿参与目标的达成，而且目标达成与自己的利益是紧密相关的成员优先入选；
• 覆盖多元角色：共创不仅意味多元的视角，也要考虑共创落实的可能性及所需资源，因此参与者需要覆盖各相关职能和角色；
• 乐于分享想法：优先选择比较活跃的/有想法/愿意表达的成员，如果用研不确定/不熟悉可以由相应团队推荐与建议。

2. 参与者的分组

• 控制在4组及以下，组数越多共创需要投入的时间/人力也越多
• 每组5-6人，如果每组人数过多，易出现责任分散，导致部分成员不参与讨论
• 每组包括不同岗位职能（产品/设计/业务）的角色，以保证每组角色的多元化
• 为了营造更“平等”的共创氛围，避免“一言堂”，如有“高位”人员参与可单独分组

对具有参与意愿低/相关性较低/无法全程参与/高职级老板等特征的相关成员，将其划分进旁听嘉宾组，并建立独立的线上会议，具体原因及操作方法详见本文“线上场域”部分。

三、组织者：各司其职，解锁“场务小助手”新角色

线上敏捷共创工作坊的组织者通常由用研团队的小伙伴分工与配合，一方面是能更好的从用户视角向参与者输入相关信息，另一方面，用研小伙伴经过培训与实践对共创工具和流程比较熟悉，彼此之间的配合也更加默契和顺畅。
相比于线下，线上敏捷共创组织者之间通过线上语音交流与协作，不如线下共创现场顺畅、便利，组织者不仅要负责各自任务，同时还要操作线上共创的工具，面临的任务多且难度大，如果分工不清可能会导致某个环节没人负责或者同时开麦等导致现场混乱的情况。基于过往的经历发现，在组织线上敏捷共创工作坊时，每个组织者在一场共创工作坊中尽量仅承担一个角色，职责分工要非常清晰，做到各司其职。

相比于线下，线上敏捷共创的组织者角色，不仅是各个角色的核心任务发生了变化，还解锁了新的组织者角色“场务小助手”。

• 串场主持人：主持线上共创的全流程，面向所有的参与者，负责共创目标的达成、现场秩序进程、现场的氛围。
• 小组引导员：共创通常分组讨论，每组需要1名小组引导员，负责小组内共创目标的达成、时间把控、维持现场执行和氛围等
• 调研输入者：线上敏捷共创时长较短，需要高效输入用户调研的核心发现，而非详实的用户故事，如果参与者听过相关的用研报告甚至可以省略该部分。
• 场务小助手：线上敏捷共创新增的、重要的组织者角色，线上共创通过操作电脑和软件来完成的，特别需要一名对工具熟练的场务小助手“幕后操作”和“现场答疑”，以配合主持人节奏，解答参与者遇到的操作问题。

四、线上场域：线上敏捷共创的关键道具

线上敏捷共创场域是整个团队创造的空间，所需物料和布置本质上同线下工作坊一样，即打造每个成员都可以进行“听说写看”的共享空间。

1. 线上会议
由于线上敏捷共创在不同环节需要分组讨论，因此在选择线上会议时，尤其要关注是否具有分组功能。另外需要考虑录制功能，避免作为后续分析与学习的材料；屏幕共享功能，分享用户调研时能呈现给参与者；权限设置功能，如串场主持人/场务小助手要有对成员分组的权限。能够同时满足以上功能的线上会议通常需要付费，如瞩目/腾讯会议/飞书等。
由于旁听嘉宾存在不愿意参与讨论/需要中途离场等情况，为了避免共创氛围被破坏，建议单独建立线上会议，如使用内部工具Joymeeting会议。由场务小助手通过两台电脑设备同时进入线上共创会议（瞩目/腾讯会议室）和Joymeeting会议室，结合桌面共享给旁听嘉宾进行实时直播，在共创过程中鼓励旁听嘉宾发言或者文字，但需提醒他们要根据主持人的指示。

2. 线上画布
目前线上画布/白板基本都能满足线上敏捷共创的条件，选择时要考虑到学习成本/功能完整性/互动性三个方面，可选择boardmix/teamind等免费线上画布。

• 认证/操作成本低：由于所有参与者和组织者都要认证/操作，尽量选择容易操作学习成本低的线上画布。
• 功能完整性：能满足同时使用的人数，确保所有成员能同时进行线上协作与创作；能够导入材料（如PPT/图片等物料）和导出成果等；能适配不同系统，如win/Mac等。
• 有互动的素材：具有表情/贴纸/闹钟等小工具，可以帮助营造线上敏捷共创的氛围

以上是对线上敏捷共创工作坊前期筹备的简要梳理，如有疑问可在下方留言交流。后续将结合具体案例分享线上敏捷共创的流程设计与实施，欢迎持续关注。