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【分享贴】项目集管理面临的低绩效问题及解决办法
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【分享贴】项目集管理面临的低绩效问题及解决办法 - 项目管理 - ITPUB论坛－专业的IT技术社区
本帖最后由 蓝云EasyTrack 于 2023-2-16 16:19 编辑
项目集是相互关联且被协调管理的项目、子项目集和项目集活动，以便获得分别管理所无法获得的效益。而项目集的成功是通过效益交付与实现的程度和有效性来度量的，可见高绩效是项目集管理所追求的。
在《项目集管理标准》中有提出，项目集经理可以通过在以下五个相互关联和相互依赖的项目集管理绩效领域中采取措施，有效对项目集进行整合和控制，以确保达成目标：项目集战略一致性、项目集效益管理、项目集相关方参与、项目集治理和项目集生命周期管理。但在实际管理过程中，问题仍然会出现，这就导致了低绩效的情况出现，那么常见的原因都有哪些呢？
（图来源于网络：项目集生命周期）
1.低绩效项目集的常见问题
由于项目集的规模和复杂程度远高于单个项目的管理，而项目集内的各个项目具备互相依赖关系，所以在管理上就面临了更大的风险和挑战。
1.1前期规划不全面，计划与战略目标不匹配
大型且复杂的项目集管理在项目前期时就需要进行全面规划，尤其是要结合企业战略目标来制定详细的项目集以及项目计划；然后明确传达战略业务目标。这是由于明确的战略业务目标、坚实的基准和协调一致的团队有助于提高项目集绩效。但当执行的计划和战略不一致时，项目就会出现问题。
1.2资源管理不合理，团队成员出现缺乏技能等问题
项目集以及项目计划制定好后，最终需要借助人力资源进行落地。而项目集内的项目可能存在共用部分资源的情况，这会出现项目任务分配不合理的情况。同时一些创新型项目集对团队成员的技能要求更高，就会出现因技能缺乏导致无法胜任工作的情况。
1.3缺乏全面的绩效考核管理
团队的绩效管理流程对项目集的成功至关重要，没有对成员进行全面、公正的考核，这将不利于带动团队成员的工作积极性，同时无法建立良好的团队文化。
1.4沟通不顺畅
项目集经理需要协调项目集内的所有项目，确保它们进度一致；但在实际工作中，缺乏对项目集状态跟踪和报告的工具，在沟通时就会遇到很多问题，例如沟通不及时、内容不全面等，这也将影响项目集经理能否做出正确的决策。
以上列举的只是项目集中常见的一些问题，可能在实践中，由于项目集的不确定性、复杂性等因素，还会暴露很多问题。只有不断识别、理解和解决以上问题，才能摆脱低绩效的窘境。但项目集的管理对项目集经理所需的专业能力和知识要求较高，在问题的识别和解决上就可以借助一些专业的项目管理工具，能更加高效轻松提高项目集绩效，下面将以易趋为例。
2.借助专业工具，更加高效提高项目集绩效
2.1全面的项目集以及项目计划
项目集经理为了更好的监管项目集下的所有项目进度、确保不偏离，使其始终和战略目标保持一致，最终实现高效益交付；可以对项目集制定一个里程碑计划，进行阶段管理，同项目时集/群下的各个项目再制定详细的项目计划。
而借助易趋项目管理软件制定好计划后，可以实现统一监控管理。例如项目群的阶段计划，可以对其不同阶段的完成状态、完成时间以及关联项目进行统一监控。各个阶段下关联相对应的项目，一键查询即可快速掌握其项目的所处阶段是否有延误的情况。
同时也支持阶段计划变更管理，变更后会自动生成新的基线版本管理，其审核通过后，系统会即时通知项目相关干系人；也可进行版本比较，过程可追溯。
（易趋项目群阶段管理视图）
2.2资源调拨科学化、精细化
上述低绩效项目集的常见问题中，有提到项目任务分配不合理以及技能缺乏等因素所导致的资源管理问题。项目集的资源管理出现问题，也反映出资源调拨需要更具科学性和精细化，这需要以掌握项目集内各个项目的进度和资源使用情况为前提。
对于项目集的资源统筹，在易趋系统中不仅可以进行科学的调拨、还能进行实时监控。
首先可由各个项目经理进行资源预算申请后，团队经理根据项目的优先级以及资源使用情况进行资源的合理调拨；同时项目集经理在进行监控时，如通过系统发现资源分配不合理的项目，也可以进行及时调整。
（易趋项目资源需求视图）
2.3项目及项目成员计分卡，全面进行绩效考核
平衡计分卡是常见的绩效考核方式之一，是从财务、客户、内部运营、学习与成长四个角度，将组织的战略落实为可操作的衡量指标和目标值的一种绩效管理体系。项目集经理可以从项目和项目成员出发设置计分卡对其进行综合考核。
而借助易趋项目管理软件，进行绩效考核时，考核时的信息采集可以通过系统自动抓取，数据更及时、全面、客观。对于其他考核范畴（如工作态度、工作贡献），可以由负责人在指标库新建，选择手动填写完成。
例如项目成员计分卡模块，可以对项目成员的工作态度以及工作贡献两部分进行考核评价，系统可以根据评价人评分自动计算最终平均绩效得分，支持多人评价；对项目成员计分卡支持批量创建，大大节约考核的时间。
（易趋项目成员计分卡视图）
2.4项目集的健康状态实时监控，便于沟通
项目集经理的沟通难点就在于各个项目进度的信息收集，然而这需要通过定期与各个项目经理开会获取。借助项目管理软件后，则可以自主获取、更加节省时间。
项目集经理可以借助易趋系统项目群监控模块对项目集各个项目进行健康状态、管理阶段、交付物、项目计划等四个维度的全面监控。以项目群的健康状态为例，系统自动监控各个项目的所处阶段、进度、交付物完成情况、成本收益、风险问题等情况，红色示警即为已延误、超出成本预算、未达收益预算。
（易趋项目群监控—健康状态视图）
同时在易趋项目群概况模块，项目集经理也可以轻松获取项目集内各个项目的关键指标。例如，项目群的成本、问题、风险项、交付物完成情况、所处阶段等。
（易趋项目集概况视图）
3.总结
为了有效项目集的绩效，项目集经理需要识别、理解、避免和解决项目集管理中的常见问题。例如：项目集计划的不全面、资源调拨的不合理、项目集的绩效管理流程缺失、沟通管理困难等，除了针对性的进行解决，还可以借助一款专业的项目管理软件来辅助进行管理、高效提升项目集绩效。
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