数字文具盒｜这些 app 帮我度过读研时光

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文章代表作者个人观点，少数派仅对标题和排版略作修改。

本文参与数字文具盒征文活动。

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现在的我已经不再是一个学生，甚至也不再做研究。不过，写毕业论文的时候采用的工具和方法，确实一直沿用至今，已经为工作而进行了些许改良。在读硕士研究生的三年生活中（其实第三年已经在工作岗位上度过），我曾经尝试过不少与研究或者论文写作相关的数字工具；这些工具中有些帮助我在阅读文献的过程中准确把握文章意思，从而确定了个人选题；有些则在实验进展过程中帮助我看清数据之间的关系；还有些则是论文写作的时候帮了我大忙… 不过，这三年的研究生历程也让我越来越意识到，工具与效率之间并非强烈相关：或许有的时候工具的使用反而让人南辕北辙，采用更加精简的工具，以及加入更多个人的思考，才是完成研究工作的重点。

这篇文章仅仅是想要介绍自己在论文写作的过程中用到的一些工具与方法。我研究的科目是汉语作为第二语言习得。研究生期间除了研究本身，还需要承担一些教学工作，以及一些学生管理的工作，这篇文章也会有所涉猎。

Notion：是知识库，也是数据库，还是静态网页

Notion 的多面性与灵活性，我想少数派上的众多文章已经解释得清楚明白。但至于具体如何使用，这就看个人的情况了。在我个人的例子中，主要使用了 Notion 以下几个方面的特性：

• 数据库功能 - 用于学生信息管理、进度追踪、组会笔记
• 反向链接功能 - 用于阅读文献和笔记重点内容
• 静态网页分享功能 - 用于呈现课程大纲、更新课程材料

Notion 的数据库功能，由于数据库中每一条都可以单独作为一个页面，每一个页面上又可以创建新的数据库…… 如此嵌套之后，形成了十分灵活的数据库体系。无论是用于学生信息的管理、进度追踪还是系列笔记，都可以在短时间内搭建起较为整洁美观的数据表格。

研究生期间一大工作是助教工作，需要管理一个二三十人的留学生班级。在学期初，我从教务老师那里拿到学生名单之后，就开始使用 Notion 建立一个完整的数据库了。有关使用 Notion 进行学生管理的详情，我曾经在 博客文章 中有所提及。很多人问我为什么不直接用 Excel：或许我只是不想面对一个个文件吧，Notion 的数据库大、全，可储存的数据类型很多，对表格属性的管理也比 Excel 灵活。

在学生信息管理方面，Notion 可以发挥的潜力是巨大的。除了学生姓名、性别、国籍等等基本信息之外，我们还可以通过设置日期等字段，来使用日历视图方便地查看学生需要上交作业的 ddl；设置分类标签字段，来使用看板视图方便地分配学生到不同的任务或者小组等等。

文献阅读与笔记

研究生日常的文献阅读，也与 Notion 产生了联系。在我研究生初期，一大难题就是确定选题。选题从哪里来？一般来说，是从文献中前人未解决的问题中来。因此，大量阅读文献就成了当时的一项特别重要的任务。文献阅读的过程中，不可避免地，不同文章间会产生这样或者那样的关联。因此，Notion 的反向链接功能确实帮助我，除了在使用标签的情况下，把不同文章中相关联的观点或者部分联系起来。

反向链接的好处在于，它不仅仅是在当前的页面可以链接到另一篇文章，而是可以查看当前的页面被哪些页面链接。这样，我就不用费劲去找，我到底是在哪里给某个页面记上了一笔，自己可能已经忘记了其中的联系。

例如，在我文献阅读的过程中，发现文献 B 借鉴了文献 A 的动词分类系统；此时我在文献 B 的笔记中链接到了文献 A 的笔记页面；在文献 A 的笔记页面就可以看到文献 B 链接到这篇文献。

这种链接帮助我在写文献综述的时候能够更加清晰这些文章之间形成的体系：例如，文献 C 采用了文献 A 中的什么观点，认为文献 B 中的哪些观点是错误的，并且使用了文献 D 中的实验方法得到了什么结论 —— 若不是反向链接，这些关系的梳理可能会更加复杂。

尽管如此，对于使用这种方法去阅读的论文，我也经过了一些筛选。到底在什么情况下，我需要对文章进行这种程度的剖析呢（显然，如果对每篇文章都进行如此分析，工作量很大，也没必要）？

首先，可能文献所使用的理论框架或者分类你也想要采用（比如，我在毕业论文中也采用并扩展了上述文献 A 中的动词分类），你想要搞清楚，这种理论框架或者分类在其他文献中被采用的情况。

其次，需要进行对比分析的时候。例如，我在对具体的语言现象进行分析时，希望采用不同论文中对于不同语言对之间的分析作为桥梁，进行三种语言的现象对比 —— 此时我无法直接找到对三种语言的分析，只能是将不同的论文链接起来进行两两对比。

反向链接的具体使用，少数派上也有不少文章，我本人用得也只是皮毛而已。不过，它确实帮助我理清了自己看完的论文的网络，连接了不同的论文后，我对自己研究的课题中许多方面都有了更清晰的认识：一是目前学科领域的进展，二是个人关注的语言现象，三是不同论文之间观点的碰撞 —— 这些都为我后期开题和论文写作减轻了不少负担。

研二一个学年，我都在担任美国某大学的实习汉语教师一职，承担零起点社区学生的 Chinese 1A 教学工作。考虑到需要提前进行课程计划，以及课程中需要共享 PPT 等材料，我在 Notion 上创建了一个静态的页面，提供一些课程的基本信息，每节课结束后，也将自己讲课时用的演示文稿、布置的作业放上来，这样比较清晰明确。

Zotero：文献管理与参考文献

使用 Zotero 进行文献管理，在少数派想必也是老生长谈了。不过，在这里还是要提到 Zotero 的文献管理功能。

• 浏览器插件进行论文爬取
• 多设备通过 WebDAV 进行文献同步
• 支持使用 GB 国标进行参考文献导出（顺序编码制和作者-出版年制都支持）
• 文件管理与知网插件

最近看到使用 Zotero 下载论文导致学校整个 IP 段被封的新闻，还让我有点心有余悸；幸好我用 Zotero 的时候没发生这种惨剧。Zotero 的浏览器插件支持 Safari、Chrome 等主流浏览器，可以自动抓取主流学术网站上的论文信息，包括标题、作者、关键词、摘要等等信息。此外，像是 Web of Science 之类的论文数据库网站，批量导出 RDF 格式的文件后再使用 Zotero 的导入功能直接一键导入可能更加方便快捷。不过无论是哪种方式，Zotero 都可以快速把论文信息收纳起来。

如果你下载的论文 PDF 含有 DOI 等信息，Zotero 也可以自动帮你从网站上找到论文信息，并且将论文文件重新命名并通过网盘同步。WebDAV 服务近来可能没那么好找，不过我一直使用的 Yandex Disk 还一直支持着（这时候，作为俄语专业学生的好处就体现出来了）。

Zotero 也内置了庞大的内置参考文献内置库，其中也包括了各高校对毕业论文的格式要求中常常采用的 国家标准（GB/T 7714-2015）。无论是 顺序编码制（Numeric）还是 著者-出版年制（Author-Date），Zotero 都可以对选中的论文一键生成，可以选择使用粘贴板方式保存，还是直接保存成 RTF 富文本文件。我个人的习惯是，由于很可能需要进行些许微调，我会先用 Zotero 导出论文信息，粘贴到 Word 文档后再行校对。

尽管知网对于 Zotero 的支持有些匮乏，但可喜的是，Zotero 现在还有可用的知网插件可以使用。例如我正在使用的 这个 Zotero Translator，仍然可以在登录知网的情况下获取标题、作者等文献信息，并直接下载全文 PDF。

VOS Viewer：了解参考文献背后的联系

面对海量的文献信息，或许你也和我一样曾经无从下手。得益于像 VOS Viewer 这样的文献信息分析软件，我们可以快速找到在领域内比较热门的关键词、经典文章乃至大佬作者，从而快速找到文献阅读的重点、了解研究的前沿热门。

有关 VOS Viewer 的具体使用方法，可以参考少数派作者 玉树芝兰 老师的《科研新手全面入坑指南》中的相关章节。这里仅仅讲一讲对于我个人的研究主题来说，VOS Viewer 帮助我澄清了哪些事实。我的研究领域是三语习得（即研究语言学习者学习一门外语之后的其他语言的过程）。三语习得是一个相对年轻的领域 —— 我 2020 年的时候使用其名词在 Web of Science 进行搜索时，得到的论文只有几百篇。

使用 VOS Viewer 进行文献关键词共现的分析之后，你可以得到：

• 文献关键词在这个领域的文献中出现的次数相对多少
• 某个关键词常常与哪些其他关键词共同出现在论文中
• 当前领域对于某些概念和现象的研究主要集中在哪些主题

这些信息除了对写文献综述有帮助之外，还能够对你了解目前领域中的大致研究方向，以及哪些主题可能值得深挖作出提示。个人建议，拿到图形结果后，别急着开始搜索上面的关键词，而是和自己的导师好好讨论一下：哪些关键词是当前热点、哪些关键词适合深挖毕业论文的题目等等，至少不会太过于盲目。人们常说，科学研究是站在前人的肩膀上：使用文献可视化工具的过程中，我也深刻地感受到这一点。

Microsoft Word：房间里的大象

文科生写论文基本无需 LaTEX 的协助，但是 Word 是避不开的写作工具。无论你一开始的笔记是什么格式，Markdown 也好、txt 也罢，甚至是 PDF 批注 —— 最后的论文总是要交一个 Word 版本吧？Microsoft Word 就这样成为了房间里的大象：人们似乎一开始总会试图忽略它，但到后来却发现它无法忽略。

善用表格处理需要对齐的信息

使用 Word 排版的时候，总是有一些东西需要在跨行对齐，但是如果只用制表符或者空格来对齐，很有可能出现各种各样的问题。空格会因为 Word 的自动缩进、段落对齐等等而最后「适得其反」，就算用制表符，可能也无法优雅地解决一些需要居中的信息。

这时候，表格就可以很好地解决上面的问题。例如，封面上的个人信息栏，用传统方式可能需要使用左右两端缩进，同时填写区域没有办法做到横线的长短一致以及填写文字居中。但是，我们转变思路，使用一个两列表格，同时隐去表格边框，就可以妥善解决这个问题。

使用自定义样式创建自动目录及文档结构图

在 Word 中，我们也可以通过创建自定义样式的方式进行文档结构的构建。这样，一方面，导师在审阅你的论文时可以快速定位到章节，同时清晰地了解你的论文结构是如何的；另一方面，也可以直接在文章的开头生成自动目录，页码也会随着你更新文档的内容可以自动更新，只需要操心一下目录格式的问题，而无需考虑内容的变动。

使用标题样式的段落，会自动被添加到导航窗格的目录中，也会自动在目录中出现。因此，在论文写作的过程中，只需要按照自己的想法和需要起好标题，并且按照学校的要求设置好每种标题的格式，手动应用这些格式到你的标题段落，就可以了。这样做不仅能够确保规范，还可以省下使用格式刷一点点刷标题的不少时间。

分节控制页眉页脚页码

在 Word 中，默认情况下，文档的每一页的页眉和页脚是相同的。当使用 Word 内置的页码时，它也会自动按照从 1 开始的顺序给每一页编码。有些时候，学位论文的编写规则会要求我们从目录或者摘要开始编码；或者要求我们给正文重新从 1 开始编码…… 诸如此类与页眉页脚相关的问题，我们都可以用给文章分节的形式加以解决。

例如，如果需要给从目录到正文之前的页面单独编码，我们可以在正文之前插入一个连续节，并从正文开始设置 Word 的页眉与页脚「取消链接到上一节」。

同理，如果是正文每一章需要设置章节的标题作为页眉，那么需要在每一章结束后，在下一页插入一个新的节，并且重新设置页眉。不用担心页脚的页码不能连续 —— Word 默认下一节的页眉页脚是链接到上一节的，在这种情况下，页码会自动继续编码。

解决工作中遇到的问题，现在的人们有搜索引擎、有视频网站、有触手可及的资源。不要吝惜去用它们获取你所需的信息和知识 —— 我在上面介绍的使用方法，除了自己摸索，各种文档、手册也是读了很多遍，才最终找到属于自己的解决方案。

如此，作为数字文具，上面这些 app 可能不能仅仅是「用用而已」，而是要切实掌握它们的用法，才能够高效地解决在学术研究工作中遇到的问题。就像我一再强调的：工具与效率并非强烈相关，并非你安装了上面的这些工具，效率就能提高。能够摸索出适合自己的使用方法，这必然是费时费力的。这篇文章讲到的四类工具，其实都有高度的可替代性（例如，与 Notion 同类的 Craft 乃至在本文语境下可能作为替代品的 Excel；与 Zotero 同类的 Mandeley、NoteExpress；与 VOS Viewer 同类且功能更为复杂强大的 CiteSpace；与 Microsoft Word 同类的 Pages、WPS 文字）—— 条条大路通罗马。

因此，不必人云亦云，也不必妄自菲薄。正在阅读这篇文章的你，在自己的数字文具盒里，肯定也有一些看家的宝贝吧？

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