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办公文档管理:更快、更有效解决EDMS问题
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[原创] 办公文档管理:更快、更有效解决EDMS问题 |
文档混乱是指办公室文档很难找到，分布在多个位置和系统中，命名约定复杂且不一致，并且隐藏在众多无用的旧文档中。文档混乱会浪费时间，使企业面临重大风险。
在当今快节奏、高效的商业环境中，我们需要随时随地访问关键文档。现代组织不能浪费时间在杂乱的文档柜或存储介质中翻找文档。
如果你不确定是否需要更快、更有效的文档处理方式，你就问自己以下问题：
- 搜索丢失文档所花费的时间是否影响员工的工作效率？
- 你的组织是否因文档未锁定和不受用户访问的保护而面临审计或安全风险？
- 你是否因审批流程受阻而苦恼？
如果办公室中的文档不容易访问并且不完全安全，除非你使用现代 EDMS，否则你就没有办法绕过文档浪费时间的问题。
办公室文档混乱是如何发生的
在与潜在客户进行通话时，你会遇到由文档夹结构造成的问题，而**的情况下你会得到会心的点头和微笑，因为他们记得他们已经一遍又一遍地看过这些问题的实例。
不小心将文档或文档夹拖放到另一个文档夹中，然后就再也看不到了。
丢失办公室文档或文档夹，因此不得不在电子邮件中翻来覆去地重新创建，几周后才找到原始版本。现在你有两个版本，不知道哪个是正确的。
不得不在同事之间来回通过电子邮件发送文档，因为他们不记得文档保存在哪里或懒得看。
难以找到文档会导致瓶颈和糟糕的客户/供应商关系。丢失发票会导致延迟付款。丢失订单信息会导致客户沮丧。
将办公文档放在不同的位置、电子邮件收件箱和其他软件中，很难获得完整的图片。不准确的信息会导致代价高昂的错误，解决问题也会非常耗时。
没有明确的审计跟踪会影响合规性在错误发生时可能会在你的团队内部产生冲突。
缺乏保留规则会导致大量无法管理的档案，这可能会违反数据保留规则。
为了安全地控制对数据的访问，我们需要对文档夹和特定文档的复杂密码控制和相关权限。
办公室 EDMS 解决方案如何提供帮助
如果你有一个有效的办公室 EDMS 解决方案，所有这些问题都会迎刃而解。
按特定索引数据（客户名称、参考编号、文档类型、日期等）搜索，你可以快速且轻松地找到文档。
文档永远不会丢失，因为你可以通过文档的内容进行搜索，而不仅仅是标记的索引字段。即使你不太记得该文档，搜索关键字也会让它显示在结果列表中。
将所有文档放在一个中央文档池中可以为你的文档提供单一的真实来源。
文档历史记录、版本控制和审计跟踪为文档流程提供了清晰的透明度。
保留规则可以根据法规要求或你的个人业务规则应用于所有文档。
访问权限可以由角色或用户管理，只需单击几下即可更改访问权限。
8Manage EDMS 提供哪些功能
8Manage EDMS 提供以下功能：
- 文档存储 —— 8Manage EDMS 充当所有进出公司的文书工作的集中枢纽。其提供商通常为具有不同需求的组织提供分层存储。
- 结构化和索引文档 —— 8Manage EDMS 根据用户定义的层次结构为文档建立索引。它根据文档文件的使用方式和时间为它们编制索引。
- 查找和检索文档 —— 你的文档被索引和存储的效率越高，你就越容易找到和检索它们以供使用。8Manage EDMS 通过提供用户友好的搜索功能，如关键字搜索、全文搜索和知识分类搜索，使这一过程变得更加容易。
- 权限授予和门控 —— 并非所有流入和流出组织的文档都应该被公司所有的人看到。使用 8Manage EDMS，你可以轻松为单个文档以及满足特定条件的文档设置权限。这意味着允许某些团队对给定文档进行更改，有些团队只能查看，有些团队根本无法访问。
- 沟通与协作 —— 8Manage EDMS 为你的团队提供相互远程沟通和协作更改文档的功能。8Manage EDMS 允许文档所有者和管理员相互发送消息，对文档的某些部分进行评论，并根据需要编辑文档。
- 版本控制 —— 随着时间的推移，你的办公文档会发生许多变更。8Manage EDMS 清楚地记录这些变更，并在文档的整个生命周期中维护文档每个单独版本的副本。
- 安全性和合规性 —— 8Manage EDMS 提供许多功能来确保数据安全、可靠和合规。权限和版本等功能充当故障保险柜，首先将文档落入坏人手中的机会降至**。如果文档被意外访问、更改或删除，管理人员将能够轻松地以正确的形式恢复文档。
你可以从 8Manage EDMS 解决方案中获得哪些额外好处
使用 8Manage EDMS，你可以获得以下额外好处：
- 可用性 —— 你可以获得正常运行时间 99.99% 的解决方案。
- 灾难恢复 —— 你可以获得容灾环境和容灾服务。
- 性能 —— 你可以获得有保证的存储空间和带宽。
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