技术文档写作指南

本文内容摘录自 Technical Writing （谷歌技术文档写作指南）的第一部分。

本文适用于想要提高技术文档写作、技术领域日常沟通能力的读者，对于一些商务的、非文学性质的英语办公场景沟通，也能起一定帮助作用。

阅读过本文的读者可以：

• 提高在日常办公中清晰、准确、客观地传达概念和逻辑的能力。
• 掌握英文技术文档写作规范。

词汇（Words）

• 对于已有的术语，不要重复发明新的词汇，可以用一个链接指向解释它的页面。

• 如果有必要，可以在文档中直接定义新的术语，但如果术语比较多，最好建立一个术语对照表。

• 文档各处出现的术语应该保持一致的名称或缩写。

• 关于缩写：第一次出现要用粗体写全称并用括号指明缩写，之后的文章中不要反复混用全称和缩写。正确的例子：

  This document is for engineers who are new to the Telekinetic Tactile Network (TTN) or need to understand how to order TTN replacement parts through finger motions.

• 如果一个术语出现频率不高，请不要使用缩写。

• 使用缩写的情况有：1. 缩写明显更简短；2. 该术语出现频率很高。

• 谨慎使用代名词（It，they，that 等）。

  • 代名词一定要出现在它所指代的名词之后。
  • 如果代名词远离它指代的名词（超过 5 个单词），就不用代名词。
  • 在名词和代名词之间出现第二个名词，会产生歧义，应避免这种情况。

类比计算机编程语言：

缩写 = 对术语的一层抽象。读者需要花费更多脑力去把它展开成对应的名词。

代名词 = 指针。它容易引起歧义，所以要避免在读者大脑中引起「空指针」错误。

主动语态（Active voice）

• 技术文档中应尽量使用主动语态。
  • 被动语态在读者大脑中需要额外的加工转换才能被理解。
  • 被动语态用来间接地表达行为，容易引起混乱。
  • 有些被动语态省略了行为主体，会迫使读者猜测主语是谁。
• 如果使用被动语态，应正确使用过去分词的各种形式和介词（如 as，by）。
• 祈使句的动词（命令式动词）应该使用主动语态。
• 科技论文中经常出现被动语态（如 It has been suggested that…），这种写法并不能传递更多信息，很多科学期刊也开始鼓励使用主动语态。

炼句（Clear sentences，Short sentences）

• 选择准确、有力、具体的动词。减少不精确的、软弱的或通用的动词。 不好的例子： is，are，occur，happen

  

• Be 动词和通用动词可以用，但它们通常是一些不良写作习惯的信号，如

  • 句子中缺少行为主体
  • 句子使用了被动语态

• 减少 there be 句式，把 there be 句式中的主语和动词提炼出来，如

  避免这样用：There is no guarantee that the updates will be received in sequential order. 应改为：Clients might not receive the updates in sequential order.

• 尽量少用或不用形容词和副词，因为这些词汇过于主观。

• 尽量使用短的句子。短句比长句更易读、易维护、不易犯错。

  • 每一个句子只表达一个观点。
  • 长句尽量转换成列表。
  • 用简洁表达，去掉多余的词汇，如
    
  • 减少从句。
  • 正确区分 that 和 which 从句。

列表和表格（Lists and tables）

• 正确区分有序列表（数字列表，numbered lists）和无序列表（圆点列表，bulleted lists）。

• 把句内列举的项（embedded list）转换成无序列表，如：

  The llamacatcher API enables callers to create and query llamas, analyze alpacas, delete vicugnas, and track dromedaries. 换成： The llamacatcher API enables callers to do the following:

  • Create and query llamas.
  • Analyze alpacas.
  • Delete vicugnas.
  • Track dromedaries.

• 保持列表项之间的平行关系（避免把不同层级的东西混在一列）。

• 在使用有序列表时，用一个命令式动词开头，如：

  好的例子：

  1. Download the Frambus app from Google Play or iTunes.
  2. Configure the Frambus app’s settings.
  3. Start the Frambus app.

• 只有列表每一个项都是句子时，才使用首字母大写和句号，否则不需要。

• 使用表格应遵循的原则：

  • 每列都有标题
  • 单元格字数尽量少
  • 尽量保证每一列的数据类型相同

• 表格或列表的前面，用一句话来介绍上下文

段落（Paragraphs）

• 以中心句开头。
• 每段只围绕一个主题写作，不要包含其他段落中出现的主题内容。
• 三到五句话一段，不要超过七句。
• 段落能够解释清楚三件事： what，why，how。

读者（Audience）

好的文档 = 读者要完成任务所需的知识和技能 - 读者已有的知识和技能

• 定义读者的身份（开发者、科学家、技术经理、未毕业的工程专业学生、毕业生、非技术人员……）。

• 了解目标读者对不同知识的掌握程度。

• 确定读者需要什么，读过文档能学到什么。比如在设计规范开头这样写：

  After reading the design spec, the audience will learn the following: …

• 满足读者：

  • 解释必要的词汇和概念。
  • 对新手友好。
  • 使用简单的英语词汇。
  • 对不同文化、语言环境的读者友好，避免使用成语或俗语。

文档（Documents）

• 声明文档的适用场景（scope）。

  • 最好能声明哪些场景不适用（non-scope），不适合哪些读者阅读。这不仅对读者有用，对写作者也能限制其写作的范围。

• 声明目标读者。

  • 最好能指出读者在阅读前应该具备的知识和经验。

• 在开头部分概括文档的关键点

  • 可以通过比较、对比旧观点的手法，让读者明白你要表达的新观点。

• 按读者需要组织文档格式。

  一个好的大纲：

  1. Overview of the algorithm
     • Compare and contrast with quicksort, including Big O comparisons
       • Link to Wikipedia article on quicksort
     • Optimal datasets for the algorithm
  2. Implementing the algorithm
     • Implementation in pseudocode
     • Implementation tips, including common mistakes
  3. Deeper analysis of algorithm
     • Edge cases
     • Known unknowns

标点符号（Punctuation）

Note: 这部分原文涉及英文标点符号的用法，大部分和汉语规则近似，略过不译。以下是我在排版方面的经验： 大多数中国人对英文排版易错的地方是空格的滥用。可以参考这篇文章： 英文标点要如何排版？。概括起来：

• , ; : . ? ! 这些符号后加空格
• () '' "" 这些成对的符号左右加空格，内部不加空格
• / - _不加空格

• 统一使用术语。
• 避免模棱两可的代名词。
• 主动语态优于被动语态。
• 选择具体的动词而不是模糊的动词。
• 每句话集中在一个想法上。
• 将一些长句子转化为列表。
• 消除不必要的词。
• 有顺序时使用有序（数字）列表，无顺序时使用无序（圆点）列表。
• 保持列表项目平行（概念层次相同）。
• 用祈使（命令性）的词作为有序列表项的开头。
• 适当地介绍列表和表格。
• 开宗明义，明确段落的中心点。
• 将每一段落集中在一个主题上。
• 确定你的读者需要学习什么。
• 使文档适应读者。
• 在文档的开头指出关键信息。

延伸阅读资料