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面对无限“续杯”的会议？项目经理怎么应对
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面对无限“续杯”的会议？项目经理怎么应对 - 项目管理 - ITPUB论坛－专业的IT技术社区
都说没有经历过视频开会的社死瞬间不是合格的打工人，对于项目经理来说，无论是线下会议与还是线上远程沟通，都摆脱不掉高频的开会状态，社死的几率大大增加！毕竟从早到晚一个会议接着另一个会议是常态！
那么项目经理在项目管理中必开的会议都有哪些呢？
l 项目启动之初，会有项目启动会，目的是明确授权；
l 项目计划完成后，实施前会有项目开工会议，自上而下地落实项目具体工作；
l 项目实施过程中，会有项目状态/评审会议，确保项目进度不偏离；
l 项目实施过程中，还有定期的项目周会，解决项目的风险及问题；
l 项目结束时，会有项目总结复盘会，总结经验教训，更新知识库。
会议那么多，有哪些问题直击项目经理的小心脏，导致其天天加班开会呢？
1、项目管理中的会议常见问题
往往30分钟的项目短会，总是因为各种各样的问题，拖延到了好几个小时，或者开了好久的会，最后并没有达成预期目的。接下来就列举几个常见的问题：
l 会议主题不明确，出现跑题的情况，或在相关问题上出现争论太久的情况；
l 会议目的不明确，例如需要确认进度、汇报、讨论、决策等等；
l 会议需到场人员未到场，例如没有可以进行决策的人员，会议无法进行决策；
l 会议的决策落实不力，结束后团队成员不明确自己完成的事项；
l 会议超过预期时间，在有争议的问题上花费过多时间。
以上只是简要列举了一些项目会议中常见的问题，在实际会议中，可能会遇到更多问题，那么项目经理如何能高效开展会议，达到会议目的，还能节约会议时间呢？
2、项目经理如何高效开会？
虽然会议的类型众多，但会议的流程万变不离其宗，将会前、会中、会后这几个部分需要掌握的会议技巧学会，项目经理可以实现高效开会。
2.1 会前准备—高效会议的良好开端
会议通知，是会前准备最要的步骤，其中需要包括清晰明确的会议主题、目的、时间、地点、议程（每个阶段的重点以及分配的时间）等。其次是参会人员的确定，明确必须参会者以及非必须参会者；提前发放参会资料，提醒大家提前了解会议内容，罗列出自己的疑问或方案，会上确认。
2.2 会中有节奏持续推进
项目经理需要提前将会议流程规划好，控制好时间，在开场时就明确会议的具体目标，持续推动会议至顺利完成。对于存在分歧无法达成一致意见的问题，应及时转换到下一议题讨论，在结尾时如有时间可继续讨论，或约下次会议。会议结束时及时进行总结，将会议达成一致的核心内容、遗留问题与大家进行确认，做好会议纪要。
2.3 会后跟进，让决策落到实处
高效的会议，最终需要项目经理有效的进行会后跟进，将决策落实。这就需要会议纪要，明确任务跟进人以及完成时间，将内容及时发给参会人员，确保大家清楚自己的待办事项。如有项目管理系统，可在系统上进行任务的分配，可以确保任务的完成跟进。
高效的会议可以提升项目经理的工作效率，避免持续处于各种会议中的情况。但项目管理在开会时怎么少得了各种项目运营数据？项目经理要得到管理层的支持以及团队成员的配合协作，就需要三方对项目情况的了解保持一致。
而项目数据的整理耗时且容易过时，汇报时又会耗费大量时间，这种情况下借助项目管理工具可以有效避免，节约开会时进行项目情况汇报的时间，高效完成会议。
3、借助项目管理工具汇报，减少信息差、高效开会
借助项目管理工具进行项目管理，可以让项目透明化以及可视化，在进行会议时，管理层和团队成员可以轻松掌握与其相关的项目数据，这样可以减轻项目经理的会议资料准备以及沟通的压力。例如：管理层只需要了解项目所处的阶段以及风险问题；而团队成员需要掌握自己详细的项目任务完成进度，了解是否有延误的情况。
3.1 从管理层出发，5分钟全面掌握项目数据
对于管理层来说，需要跟进公司所有项目情况，借助易趋系统，可以在管理驾驶舱查询到项目的重要信息概况，例如项目成本、问题风险、投资回报率、项目分布、财务跟踪等信息。除此之外，还可以从组合状态周报里快速查询详细项目信息。开会时，不用项目经理一一进行详细的数据汇报，可以直接就风险问题项进行讨论解决。
（易趋项目概况—组合周报视图）
对于管理层重点关注的各个项目进度情况，可以通过易趋系统的组合监控-管理阶段查看完成状态，通过颜色标记状态；点击各个项目就可以展示完整的里程碑计划。同时项目可以关联交付物、付款计划、收款计划，一键查询、快速切换。开会时使用系统辅助查询项目数据，更加快捷高效。
（易趋项目组合监控—管理阶段视图）
3.2从团队成员出发，5分钟掌握任务进度
对于团队成员来说，能够更好地配合项目经理完成项目，需要掌握项目整体进度情况。而借助易趋系统，可以使项目计划完成情况透明化，直观地让成员了解进度是否延期以及延期后会影响哪些任务。
（易趋项目计划视图）
团队成员另一大关注点，莫过于自己所参与的项目任务进度、完成情况。团队成员所参与的项目可能有多个，在繁杂的工作状态下，容易弄混各项目的预计完成时间，导致项目延误。而易趋系统，在我的任务模块，可以展示所有项目的任务完成情况，系统会通过红黄绿进度条提示进度状态。在会议时，可以及时掌握自己任务进度情况，进行沟通协调，避免会议时因双方存在信息差，发生冲突。
（易趋个人任务列表视图）
4、总结
项目经理需要频繁开会是不可避免的，但如果能高效开展各个会议，则能避免日常工作时间完全被会议支配，还能减少开会的社死瞬间。那么高效开会需要牢牢掌握会前、会中、会后三个时间点的各项技巧；同时借助项目管理工具汇报减少与管理层、团队成员的信息差，节省沟通成本。
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