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有效降低项目成本，从项目采购管理抓起
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有效降低项目成本，从项目采购管理抓起 - 项目管理 - ITPUB论坛－专业的IT技术社区
2022年进度条已过半，年中汇报都提交了嘛？跟进了半年的项目好不容易成功交付，复盘后发现亏本了？一核查，结果是采购模块超支！
以下项目采购管理的痛点，你在项目管理中肯定遇到过：
采购信息全靠手工记录，效率低且容易出错；采购审批流程长，频繁催，也不知道具体啥时候可以审批下来，影响项目进展；采购信息无法统一管理，不能及时发现超支的问题......
在日常工作中，可能由于公司有专门负责采购的部门，很多项目经理都会忽略能有效降低项目成本中的采购模块，但采购管理也是项目管理中一个重要的部分。采购管理作为项目管理十大知识领域之一，它对项目管理有什么作用呢？
1、项目采购管理的重要作用
项目采购管理包括从项目团队外部采购或获取所需产品、服务或成果的各个过程，它能直接影响到项目成本、项目交付物质量和项目进度。
有效的采购管理首先可以降低项目成本。项目成本里通常包含三大模块：除了人力成本、项目运营所产生的费用（如差旅费）、还包括完成项目所需要采购的设备成本。能否经济而有效的进行采购，直接影响到能否降低项目成本，也关系着项目未来的经济收益水平。
其次是可以对项目采购流程进行规范化管理。导致项目成本失控的一部分原因，是由于采购会涉及的多个部门，信息不集中零散，管理时流程不规范所致；不能及时发现采购所出现的问题，进行调整解决，导致项目出现问题。而有效的采购管理，一方面降低项目成本的同时，另一方面可以建立一个规范的项目采购流程，提升工作效率。
那么作为项目经理，如何进行有效的项目采购管理？
2、如何做好项目采购管理？
对于项目经理来说，即使所处公司拥有专业的采购团队，作为项目负责人也需要在项目管理的过程中，关注采购模块。完整的采购管理流程包括：规划采购管理，即制定采购计划、实施采购、控制采购，即监控采购过程。项目经理往往不会进行采购，那么制定采购计划和控制采购则是需要关注的两个过程。
l 制定项目采购计划
在前期进行项目计划制定时，除了里程碑计划、WBS计划、资源计划这些，还会制定项目采购需求计划。而一个合理的项目采购计划，首先要明确项目的需求以及梳理团队自身的资源情况。
首先，项目经理进行项目的需求梳理确认后，我们就需要思考团队内部有什么样的资源，这个资源包括人力物力是否能完成整个项目，这些资源与客户的需求是否相匹配。然后分析自己团队内部已经满足的就不必再额外采购，避免造成资源浪费。
l 控制项目采购
这一过程是为了确保项目采购的进展是否顺利，是否会影响到项目的进度以及项目的总成本预算。如果在这一过程出现问题，项目经理需要及时发现并找到解决方法，进行采购风险问题控制。
对于这一模块，项目经理同样可以跟项目进度监控一样，纳入监控的计划表里，定期跟进；在项目过程中，也会出现各种情况，需要额外进行采购，项目经理需要进行采购成本的控制。
以上两个过程，项目经理在核算项目成本是否超支时，会涉及到采购计划变更以及采购的数据统计，在信息收集上，如果完全依靠人力，很容易出现问题；而采购的部分通常不会由项目经理来处理，需要跨部分协作，比较困难耗时。
通常其他部门也会在传统的财务软件上操作，而传统的财务软件又无法跟具体的项目进行关联管理，那么一款专业的项目管理工具，则可以有效解决这一难点。不仅可以覆盖项目的全生命周期的管理，支撑项目、项目集、项目组合管理，还可以支持与项目成本相关联的采购模块管理。各个部门在这一系统上可以实现协同办公，数据集成，项目经理轻松进行项目成本管控。
3、借助专业项目管理工具进行有效项目采购管理
l 针对项目经理 制定项目采购计划，支持变更、跟进使用情况
项目经理在进行项目计划制定时，就需要根据项目需求进行采购计划的申请。实际的采购一般不需要项目经理参与，最需要关注的还是采购的实际成本是否有超支的情况出现，以及在项目进展中及时根据具体情况进行采购需求计划的变更。
通过易趋采购需求模块，可以制定项目的采购需求详细计划，包括具体采购物料的类型、需要使用的环节。计划制定后，系统会自动收集采购实际使用情况，进行偏差分析。
系统支持需求计划的变更和版本对比，也便于项目经理后期溯源进行分析决策。
（图1：易趋采购需求视图）
l 针对相关管理层 全面了解企业项目成本-采购模块
在项目推进过程中，易趋支持管理项目执行过程中产生的采购合同、费用，实现信息同步。执行层或相关人员，确认采购合作后，首先可以在系统录入供应商信息准入通过，其次是建立相应的合同，最后提出付款计划，根据需要设置一次付清或分批付款计划。以上形成一个完整且规范的采购流程，系统会自动生成报表，一方面减少执行层工作量，另一方面便于执行层进行采购成本管控。
（图2：易趋采购概况视图）
对于项目采购模块来说，对于供应商的管理也至关重要，易趋系统针对供应商的管理，支持候选、合格、不合格等类型分类管理，可以对供应商进行定期考核，形成优胜劣汰的良好机制，保障采购质量。
（图3：易趋供应商台账视图）
4、总结
在项目采购管理方面，由于跨部门协作困难、数据收集困难、缺少全面且科学的管理方式，成为了项目经理容易忽略的部分。但项目采购模块涉及到项目的成本管控，需要纳入管理的重点，避免因采购管理不善，导致的项目进度延误。
项目经理可以从制定采购控制计划以及采购管控两个方面着手，梳理项目需求以及自身资源情况，制定合理的采购计划；同时跟进采购进度，进行风险预防处理，保障项目的成功交付、控制成本，使项目处于盈利的状态。借助专业的项目管理工具进行采购管理，不仅可以有效进行成本监控、还能形成完善的管理流程，进行良好的部门协同，有效提升项目经理工作效率。
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