一文了解企业应用中的流程管理产品

编辑导读：企业的管理中，主要就是人财物管理，也就是内部人力、外部用户、财务和供应链管理等。本文对企业应用中的流程管理产品进行分析，希望对你有帮助。

企业应用中的流程管理，主要覆盖的是用户信息输入、业务逻辑判断和数据反馈，从而实现流程运转、逻辑判断。

而流程管理产品中包括了业务流程梳理，核心模块流程建模设计、流程实例验证和使用，以及用于后续监控和优化的流程维护监控、流程效率优化。

接下来我们展开讲讲：

一、从企业应用和应用模型讲起

企业的管理中，主要就是人财物管理，也就是内部人力、外部用户、财务和供应链管理等。

在管理过程中会关联到一些人员、人员的操作动作，以及相关文档，例如费用报销单，需要由需报销的职员，整理好报销所需的文件，提交报销申请，由负责审核报销的财务人员、相关领导，逐一完成审批后，这个费用报销单才算生效，并且生成一个有效的单据。

类似的还有人力部门的入职、转正流程，供应链部门的进销存流程，这些流程大多是相对固定的，传统的形式都是由线下的人力投入，简单粗暴的完成这些流程。

而随着90年代电脑技术、图形用户界面设计的普及，得以让这些企业流程转移到线上，降低企业成本，但实现企业管理软件的复杂流程，大多需要进行定制化开发，研发成本较高。

而这些年兴起的SaaS、低代码概念，则让企业应用开发，看到了低研发成本的可能性。

在这里我们先简单说一下应用程序架构模型MVC，了解一个产品应用是如何实现页面浏览、操作和逻辑处理，进而理解企业应用中的组成部分——流程和表单。

以打工人关心的调薪申请为例，如职员上级对所管理的职员，进行统一调薪申请，基于不同的调薪幅度，会触发不同的审批场景。

首先用户会在一个视图页面上，查看调薪申请页面。

接着用户与电脑进行交互，在调薪申请的视图页面中，输入关键数据，如薪资幅度、职员个人基本信息等，输入提交申请的指令，这些信息传递给了控制器。

控制器再将信息传输到逻辑模型中，进行逻辑判断，例如调薪幅度10%以下，只需要判断员工绩效等级，幅度10%~20%需要增加上级领导审批，幅度20%~50%需要再增加总监审批等。

数据库根据逻辑判断，读取并返回数据，如A职员幅度40%，需要增加上级和总监审批，B职员幅度10%，需要增加上级审批。

用户此时在更新的视图界面，收到了反馈：“你的申请已提交成功，请留意后续通知。”

而触发的关联任务，就发送到了上级领导，在该角色的审批环节，进行类似的信息输入、逻辑判断和数据反馈，上级领导完成审批后，再进入总监审批，直到满足逻辑，该调薪申请通过，或者被拒绝。

我们可以将过程中的视图展示、视图基本逻辑，视为表单模块，而用户信息输入、业务逻辑判断和数据反馈，视为流程模块，也就是我们所要讲述的，企业应用中的流程管理产品。

二、流程管理产品是什么？

如前文所说，企业应用中的流程管理，主要覆盖的是用户信息输入、业务逻辑判断和数据反馈，从而实现流程运转、逻辑判断。也就是工作流（workflow），利用计算机在多个参与者之间，按某种预定规则自动传递文档、信息或者任务。

在终端用户侧，就是接收到任务，进行流程的审批。

而这些任务的背后，需要有提前设定好的规则，也就是流程建模。

如前文所说，以往这些复杂的流程、表单逻辑，需要由企业自研或者IT外包公司，来定制化，但这其中会有许多共性的东西，可以抽象为标准产品，也就是工作流Workflow产品，以及这两年流行的低代码、PaaS平台产品，基于平台产品，可以低成本、快速的搭建企业自身所需的应用、流程。

接下来我们以企业搭建应用的全旅程，来看一个流程管理产品需要提供什么。

总的来说，大佬们去进行业务流程梳理，开了N个会议后确定好流程方案，IT人员则进行流程的建模设计，并重复进行验证，没问题了就可以上线使用，终端业务用户就在系统中去提交单据、审批流程，出现异常错误了就找IT运维人员，运维人员通过监控来分析和修复问题，从而使得企业流程保持正常运转。部分企业还会关注于流程效率提升，通过历史数据来找到优化点。

1. 业务流程梳理

该环节的角色主要是企业领导层、运营主管及技术主管等企业决策角色，以及负责对接企业的项目经理、交付人员。

通过多轮调研和会议，可以要确定企业有哪些类型流程要上到管理系统，例如只将人力资源管理制度系统化，那么这里面就包括了员工招聘、绩效考核、薪酬福利和员工关系等模块，涉及到几十上百个流程，需要梳理出整体流程图、关键角色、角色权限等信息，可以用Excel等文档统计。或抽象出企业流程模板，但因企业流程千差万别，流程管理产品大多没有太好覆盖此环节，由万能的Excel代为执行。

2. 流程建模设计

基于流程梳理环节给出的方案，我们需要进行流程模板的设计了。

该环节的主要角色是企业IT，实施方IT和项目经理等。

2.1 基础资料

首先需要的是一些基础资料，包括组织目录，各类型表单、权限管理等。

组织目录，需要支持产品内自行搭建，将企业实际组织形式，还原到产品中，其次是支持第三方导入关联，很多企业使用企业微信、钉钉和飞书来作为OA系统，其组织架构也可以直接用于系统。

各类型表单，不同的流程所需关联的表单不同，如人事调动、转正申请所展示的表单内容不同，在流程建模中，需要提供表单类型选择，并且可以关联对应的表单视图。

权限管理，主要是不同角色对于数据的增、删、改、查，也就是有无查看权限、编辑权限，而数据颗粒度也不同，包括整个流程和表单、流程的细节、表单的字段等。权限的管理，可以在流程建模时逐一配置，也可以抽象为一个单独的权限管理模块，进行批量统一配置，各有利弊。

2.2 流程节点及连接线

流程节点，包括人工节点、自动节点、消息节点。

人工节点，也就是需要职员参与的节点，这就涉及到第一个问题。

节点的参与者如何配置，总的来说有两种，一种是角色化的人，另一种是具象的人。

第一种，我们可以根据基础资料中的组织目录来关联，这是相对最高效的；

其次是提供自定义角色组，也就是独立于组织目录的工作组，例如分绝地武士组、黑暗武士组；

第三种则是按照特定规则，例如取直属上级，可以根据实际业务的场景来提供标准规则；

前三种是前者，角色化的参与者。

最后一种就是简单粗暴的关联到具体人，例如这个流程一定要Jackson来审，那就把他配置上去，但如果Jackson离职了，该流程节点的参与者配置就务必要重新配置了。

配置完参与者后，我们需要考虑用户权限了，他有什么操作权限、信息权限，也就是上面所说的权限管理，我们可以在具体节点中进行配置，或者抽象为一个权限管理模块，统一管理。

接下来是人工操作的类型，主要有两类，一类是提交表单，例如提交一个转正申请单，实现流程的触发，所以这里比较关键的就是启动条件的设计，哪些情况下，单据会触发对应的流程，这其中就包含了信息的录入，例如一些关键的字段，如部门、岗位和职级等，另一方面就是逻辑的判断，让相应的单据可以正确触发关联的流程。

另一类则是审批表单，这里包含了单人审批过程中，对于流程的操作，包括同意、不同意、打回重来，流程跳转（实现灵活跳过），流程指派（实现流程精准指派），以及接收审批任务时，看到的消息通知样式、通知形式，以及一些提高效率的审批功能，如满足条件自动审批等。

此外还有多人审批，一个节点可能需要五个领导共同审批，也就是会签，而这里也会有不同规则，如全部同意，或者1人同意，或者50%同意，这涉及到会签的具体规则。

最后就是加签，在审批过程中，会有临时加人确认的情况，如累计数额较大，可能需要更高层领导审批，这时就需要提前配置好，该节点允许加签，增添新的参与者。

关于消息通知，我们也可以抽象出来为一个功能，来实现节点中的操作触发通知，特定时间触发通知（如超过规定时间），通知形式也可配置，如通过短信、邮件、产品内IM或集成推送到第三方IM。

说完人工节点，我们来说说自动节点，不需要人工决策的地方，我们尽可能都让计算机自动运转，在自动节点中，我们可以根据业务需要，来配置脚本，对数据进行自动获取、处理和输出，当下也有RPA（Robotic process automation）的概念，也就是机器人流程自动化，可代替人工，在规定的视图位置中，进行数据、指令的操作。

消息节点，类似于节点内的消息通知，但因为企业内人员协作，就是依赖于信息的高效传递，在这里我们可以抽象出一种节点，单独用来做消息的传递。

最后是连接线，在流程建模中，除了节点，第二关键的就是连接线，它起到连接不同节点，并囊括不同节点流转的逻辑。

2.3 可视化建模

以上所说的基础资料、流程节点及连接线，需要将其转化为用户容易理解和操作的视图，也就是可视化建模，这就需要基础的流程图绘制、节点信息及基础资料配置的界面。

3. 流程实例验证

当我们完成了流程建模，上线到正式环境使用之前，务必需要进行详尽的测试，来验证流程实现情况，是否如流程梳理方案中所期望的效果。

当我们提交单据时，就会触发流程，将流程模板同步生成为一个流程实例，可以理解为一个任务，也就是用糕点模子做出了一个新的糕点了。

第一种验证方式是，在建模期进行，也就是在流程建模过程中，就自动判断节点、变量的配置是否有逻辑错误，从而反馈一些警告或者错误，来帮助及时改正。

第二种是通过测试环境，来验证流程模板的可行性。

常规的操作方式，是通过人力来实现，按照流程中的角色、单据类型，逐一进行提交、审批。

而这就会牵涉到较多的用户登入登出、重复操作和信息确认，人力成本较高。

故也可以考虑将该测试过程，抽象为产品功能，实现便捷的流程实例验证。

4. 流程实例使用

当流程都验证通过后，应用产品就可以交付给企业使用了，也就是可以进行单据的提交、查看，流程的审批和查看了。

这里的关键角色就是流程审批者，包括领导层、一线员工。

在审批模块中，我们需要提供相应的视图页面，包括客户端、网页端和移动端，也因为企业大多用了OA系统，在这里可能还需要考虑第三方集成的问题。

在审批视图页面中，我们将基于已有的权限控制，展示该用户所需要审批的流程实例列表，以及具体流程实例的审批页面。

在流程实例审批页面中，我们需要将流程建模中的节点内容展示出来，包括流程和单据基本信息，可进行的审批操作（同意等），以及流程图和流程过程等，从而帮助审批者定位到关键信息，从而进行决策。

5. 流程维护监控

没有事物是完美的，也没有流程是绝对不会出错的。

在众多流程实例中，偶尔会出现一些异常。可能是流程建模时的疏忽，也可能是组织结构背的锅，还有程序出错等。

谁来处理这些异常呢？企业IT人员，如果解决不了，再有产品提供方的IT人员来处理。

在这个部分，我们需要提供流程实例运行列表，用于概览当前情况，如有必要也可以做成可视化图表，方便总结问题。

其次是对流程实例的介入操作，例如终止流程、重启流程等，以及关键的错误日志，包括抛出的报错代码和转译出来的问题，这些都有助于IT人员快速定位和解决问题。

而在流程异常的时候，企业可能在短时间内有同款流程受影响，如何动态修复异常，并让已经运行中的流程也恢复正常，是需要思考的问题。

6. 流程效率优化

以上的五步，可以保证企业的应用、流程都处于良好、稳定的运转中。

而对于一些企业，决策层更追求效率，愿意投入资源，进行流程效率分析，从而持续迭代企业流程。

而优化的仪表盘，就是历史数据分析，我们可以将企业的历史流程数据，分门别类，按照单据、流程、节点类型和组织结构等，进行图表化展示，通过对比阶段内时间的数据变化、数据挖掘，来找到一些关键点，输出优化结论。

总结一下，企业应用中的流程管理，主要覆盖的是用户信息输入、业务逻辑判断和数据反馈，从而实现流程运转、逻辑判断，也就是工作流（workflow），利用计算机在多个参与者之间，按某种预定规则自动传递文档、信息或者任务。

而流程管理产品中包括了业务流程梳理，核心模块流程建模设计、流程实例验证和使用，以及用于后续监控和优化的流程维护监控、流程效率优化。

作者：Will与你在思考，微信公众号：Will与你在思考

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