职场办公图鉴 | 累坏你的不是工作，而是工作方式

人在职场，每天有如陀螺忙得转个不停。

大家经常会抱怨工作苦工作累，但是仔细思量就会发现，之所以每天累得半死，除了工作多，很多时候是因为我们没有掌握高效的工作方式。

“累坏你的不是工作，而是工作方式。”

01 文件汇总

一个季度过去，部门领导又要进行工作汇报了，负责 PPT 整合的你又将经历新一轮的崩溃。邮箱、微信、钉钉…各个渠道下载五花八门的 PPT，汇总、修改、调整格式，发送给领导，然后重复上面的步骤，因为 PPT 一稿通过几乎不可能出现。

不仅仅是 PPT 整合，工作中所有需要多人合作撰写文件（稿件、方案、报告）或者数据汇总的场景，都会不可避免地出现上述问题，繁复的文件传输，版本混乱，内容汇总消耗太多的时间与精力。

02 内容沟通

都说工作中 80% 的问题，都是沟通问题。没错，因为 80% 的时间都在沟通。

工作中，我们习惯了在 Word、Excel、PPT 上进行编辑和审阅，有问题时截图画框，然后通过微信、钉钉等即时通讯工具或者更笨重的邮箱写明修改建议，实在说不明白就只能远程电话或者当面沟通。

在这种模式下，不管是文件编辑人还是审阅人，都需要不停地在编辑工具和沟通软件之间来回切换。编辑与沟通分离，结果就是沟通低效，浪费大量的时间。

03 查找文件

领导或同事找你要一份文件，你打开电脑文件夹，逐一查找发现没有，隐约记得之前通过微信传送过，翻阅聊天记录，结果是 “文件已过期或已被清理”。

工作文件分散在不同人手里，存放在不同的设备 / 软件上，每次查找都是对记忆力、耐心极大的考验。翻完电脑文件夹，翻邮箱、微信，翻 U 盘、移动硬盘，查无所踪后只能检验人品麻烦同事，不知不觉十五分钟、半个小时就过去了。

04 移动办公

劳累了一天下班回家，拥挤的地铁上，工作群里突然被老板@，原来是需要紧急修改一份文件发送给合作伙伴。没办法，下一站抓紧下车，蹲在墙角打开手机热点连网修改、发邮件。

移动办公环境下，手机能够解决沟通的问题，但要及时进行文件的查阅、编辑、发送，似乎又只能回归电脑。

工作繁忙的人每天上下班电脑不离手，公交、出租车、地铁站都是办公室，电脑的微光照亮的是一张张焦急又疲惫的脸庞。

对于一年 250 天都在上班的我们，肯定都或多或少地经历过上面的小问题、小烦恼，习以为常或者备受困扰。

但就是这些看似不起眼，没有被企业充分重视，却又每天都在发生的小崩溃，正在一点点消耗员工的工作热情，也降低了企业的沟通协作效率，给企业带来了不必要的损失。

数据显示，在传统的办公环境下，一位员工每天浪费在多人文件编辑审批、内容汇总、文件查找等方面的时间大约为 90 分钟，月工资 5000 元前提下，每人每年将浪费企业超过 10000 元人力成本。

国内 80% 的企业仍处于以上办公环境，而解决该问题其实并不难，选择一款优秀的协同办公工具，就能很大程度上让员工摆脱工作中的繁琐低效，也能够帮助企业提升效率节约成本。

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除此之外，针对企业在员工管理、文件数据安全方面的需求，石墨文档企业版 / 企业高级版也推出了专属功能，这也是其他在线文档工具所不具备的。

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员工在工作中产出的文档是企业重要的资产，其中往往包含着大量企业核心信息。离职员工账号交接功能，可对离职员工的文档进行管理与交接，保障文档永久归属企业。

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协作空间树形结构文档管理功能，配合 “千人千面” 权限体系，可以独立为每一个文件夹 / 文件 / 成员设置不同的权限，企业能够实现对文件和成员权限的精细化管理。

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• 操作日志

对删除、导出、打印、创建副本、权限变更、协作人员增减等行为进行全方位记录。企业管理者能够追踪员工的操作记录，发生信息泄漏时方便定位追责。

• 内容外泄预防与管控

管理员可设置外部协作者管控（禁止其添加协作者、更改文件权限等）和分享管控（针对全员设置导出、复制、打印的权限）。用户在登录状态下访问企业文件，其账号信息还会以多重水印方式显示。严密的安全设置可有效预防和降低内容外泄的风险。

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