黑帕云Office

重新设计黑帕云：侧边栏！

黑帕云的新设计正在进行中。

即便在今天，Excel / WPS 等这些已经存在了 30 年的文件处理型工具仍然在影响着人们的工作流。这类工具的基本使用流程是：找到文件 -> 打开文件（调用Excel/WPS）进行处理加工，然后将文件通过邮件、微信群等方式发送出去。

示意：基于文件的工作流

多年以来，在 Excel/Word/Powerpoint 中这么做，Photoshop 也这么做。在这类面向本地文件的生产力软件中，文件处理器与文件之间是分开的关系，经过处理后，文件已更合适的姿态向下一个阶段转移。在单机本地环境下，文件的存放和组织是通过操作系统本身完成的。

这种设计也影响到了今天基于云端的办公软件产品。云端文件通过类似的概念来组织，如“桌面”、“文件夹”、“标签”等；找到文件后，“打开”意味着调用编辑器进行编辑。比如 Airtable 会先给你提供一个base列表；飞书则可以“新建”一个多维表格，就像新建一个文档一样；腾讯文档、WPS、Google Docs 都是这样的。

概念层面，这种产品设计方式带来了便利；面向个人和小团队的使用场景中，文件海量爆发带来的影响是深远的。在我的“下载”文件夹中，放了15,364个文件。你还记得你上个月打开的文件放在哪里了吗？

信息系统不存在这个问题，它们天生就是长生命周期的，企业里信息系统的数量不会无限膨胀。黑帕云用来管理开发进度的系统，一开始只有一张看板。现在使用了7张表管理2万个不同的开发任务，包括功能、Bug、客户反馈、发布计划等。这个系统已经使用了两年多，还会继续使用下去。当然，也有一些生命周期相对较短的应用——比如我们正在运转的“重新设计项目”，整个项目完成后就会被封存。

运行中的项目‌‌

信息系统与数据的关系，与文件处理软件与文件的关系也不同。通常，文件处理工作中，有着明确的工具与本体之间的关系。以 Word 为例，加粗，倾斜，添加一个段落等，一个段落，一张表格，一张图片不是重点；整个文件才是意义所在。文件处理软件的职责，就是帮助创作者快速完成这份文件。

而在信息系统中，对数据的处理通常就是业务本身。添加一条数据，意味着新来了一条线索。在销售管理的业务场景中，针对这条数据有很多可供进一步处理的方向：

• 针对这条线索，是不是要通知对应的跟进人？
• 线索超过15分钟无人认领，是否需要升级到主管来接管？

这些在信息系统中需要被问及的问题，表格类文件型产品也许会被问到，但不会有答案。

在文件处理系统中，对文件的处理意味着得到一份不断完善的文件。流转、通知、处理、执行，则在文字处理系统之外。比如通过微信发出去，跟上几个感叹号；或者在日程里加上一个讨论的日程，确保下次讨论的时候能够执行到位；开完会了，形成一份新的文件。但如何确保这些文件内容得到执行，那就得下一次会议了。管理动作承载了流转的职责。

在信息系统中，对数据的处理意味着一些业务的真正执行。由于业务系统关联了业务数据，和对应业务的负责人，结合黑帕云的通知、自动化系统，对数据的处理之间带着相关人的跟进。信息的流转不再仅是浅薄的「周知」，而是更为深刻的完成。

我们上面描述了面向文件处理的工具思路，和面向数据的信息系统思路。两者最大的区别在于：文件处理工具关注“文件处理完了”；信息系统关注于“工作做完了”。两者之间的对比如下：

文件处理工具信息系统目标完成这份文档或表格推进工作，把工作做完生命周期短，写完就完了长，涉及到从数据生成到流转到最后标记为完成核心能力快速漂亮的处理文件保证数据的可信度；推进数据走向下一个流程关键挑战排版丰富，处理快速，小规模简单协作数据完整性、一致性；推动业务往前

Lotus Notes!

黑帕云的产品灵感来源之一，是这个有着超过50年历史的数据库。别小看了这个在今天看起来丑陋笨重的系统。十五年前刚加入 ThoughtWorks 工作时，打开 Lotus Notes, 我就被其中丰富的应用吸引了：想要申请软件？打开「软件申请」应用，填写一条数据，第二天你就会邮箱看到 IntelliJ IDEA 的 License。后来给大企业做咨询的时候，也看到基于 Lotus Notes 搭建的各种业务系统，比如管理 Bug 的提报、验收、关闭等流程。

Notes 提供了基础的应用搭建能力，而其通知能力，是通过内建的邮件系统实现的。正如刚才所说，推进业务向前，通知能力非常关键，而黑帕云的通知系统是我们最为自豪的能力之一。

得益于底层对数据完整性的支持，通知可以极其有效的方式发送到所有关注的人手中。在如下场景中，是只有黑帕云能做而其他表格类工具软件无法完成的：

• 你可以关注一张业务表，当表内新增了合法的数据；或者有人评论任何一条数据时，自动收到通知。非常适合销售类场景，有新的销售线索，或者有了新的进展评论，都会收到通知；
• 你可以关注某条数据的特定字段的变化；比如当候选人进入Office面试环节时，通知相应的候选人；
• 当任务的责任人发生变化时，自动通知新的责任人；
• 当客户提出一个需求而超过2小时无人响应时，自动升级问题，生成一个待办并给主管发送通知

黑帕云的通知能力，与其完整强大的数据能力密不可分。然而，这个强大的能力，由于界面上缺乏空间，只能放在每个应用右上角的通知框中。

与它摆在一起的，还有帮助和个人设置

第一天我们就知道这不是一个好设计。从信息架构上来说，这个破坏了整体性。在整个应用上方，其实是属于应用本身的。塞进三个与这个应用并不相关的按钮，是很奇怪的。

除此之外，还有收藏（就是待办，悬而未决的任务），多应用切换，适时提供帮助等上一篇中提到的挑战。

答案：侧边栏！

侧边栏并不算是特别的设计。Windows 底部的任务栏，macOS 底部的任务栏和顶部的通知栏；都是历史悠久的侧边栏设计。他们要解决的问题都是一致的：常用软件快捷启动，各软件发送的通知，快捷操作，都会归到这个任务和通知栏中。

对于黑帕云遇到的特有的信息系统的问题，侧边栏完美的解决了这个问题。侧边栏会放入所有应用产生的共性数据，如最近使用的应用、通知、待办事宜等；主区域则可以继续操作原有的信息系统。通过动态弹出的侧边栏，实现在需要的时候滑出，看一眼之后继续回到原有的场景工作，无需切换上下文。

侧边栏使用示意

我们在测试环境已经使用了一段时间。功能上，侧边栏完美的解决了我们所说的问题，能够帮助用户更加专注、更加高效的工作。我们的产品和研发团队正在对细致的体验进行打磨，待到冬天与大家见面的时候，会是一个完整、细腻、无感的新体验。