遠端工作溝通技巧：被動式溝通，多層次溝通

遠端工作三年（在公司 remote 工作兩年，之後接案工作一年），發現這樣工作確實可行，而且能夠鼓勵專心工作，很適合現代各種需要專注的職位。

不過「團隊成員都能專心工作」跟「彼此溝通變得困難」是一體兩面的事情。

要有效率地遠程辦公，至少需要兩項技巧：「被動式溝通」與「多層次溝通」。

溝通習慣的改變：從「主動式」轉換為「被動式」

拍同事的肩膀問問題、叫他過來開會、打電話給他…等等，屬於主動式溝通：以發問的人優先，被問的人配合發問的人的時間。

貼便條紙給同事、張貼事項在公告欄…等等，屬於被動式溝通：以被問的人優先，發問的人配合被問的人的時間。

被動式溝通以被問的人、接收訊息的人為主，有空時才答覆、做出反應。

遠程工作的團隊一定要習慣被動式溝通，否則遠程工作就沒有意義，也沒有效率，會變成很痛苦的事情。

網路時代讓被動式溝通輕鬆許多，只要採取多層次溝通就行了。

多層次溝通

多層次溝通指的是依照主動/被動程度的不同，分成至少3-4層溝通工具。舉例來說：

• 即時溝通：見面、手機/Skype/Hangouts/Zoom 通話
• 通訊軟體：Skype、Line、Facebook Messenger
• 工作聊天室：Slack
• 任務管理軟體：Bitbucket/Github、Trello

即時溝通是最主動的一種，碰面開會、打電話等等都算。在很多情況下，還是需要用這種方式討論、腦力激盪。最好每天約個固定時間線上通話一下。

通訊軟體則是次之的溝通方式，但因為訊息通知會一直跳出來，還是有點干擾。

工作聊天室是最常發生溝通的地方。這類工具的特色在於，忙著工作的人，可以直接把聊天室關掉，就不會被打擾。有空時再打開來看看有什麼需要回答的、討論的。

任務管理軟體是大家一起紀錄工作待辦事項的地方。需要日後方便翻閱的東西都記在這裡。

其它工具軟體像是 Google Docs、Google Sheets、hackmd 也都非常好用。

採用被動式溝通、多層次溝通需要練習、需要時間習慣。這邊跟大家分享兩項個人心得。

被動式溝通優先，非必要不使用主動式溝通

上面提到的多層次溝通模型，越上面是越主動，越下面是越被動的溝通方式。團隊成員要慢慢習慣，非必要別使用主動式溝通。沒那麼急著得到答覆、急著需要處理的事情，就盡量用被動的手段溝通。

話雖如此，每天慣例性地在固定時段通話一次，可以大幅增加團隊的安全感。

每次開會都做線上筆記，所有檔案都對所有人公開

因為大家沒待在一起，開會完忘記會議細節的話，會需要一直詢問同事，很浪費時間也很煩。

所以開會時建議使用 Google 文件、hackmd 或是其他可以共同編輯的軟體，開會的時候一邊做線上筆記。

然後這些文件最好公開給整個團隊的人看到，讓全部資訊同步到全部人腦中。

這些技巧熟練之後，團隊成員不但可以專心工作，溝通能力也會全部上升。

像是跟客戶、合作廠商溝通這種本來就需要遠端溝通的任務，remote 工作者也比一般的工作者更知道怎麼溝通、避免溝通誤會。