不起眼的日历，是入门时间管理最好的选择

看过《 想清楚三个问题，然后开始时间管理 》之后，你想清楚了自己属于「岛型」或者「桥型」工作者，也知道了自己的工作任务是「路径型」或者「目标型」，现在就想开始做时间管理，又该从哪个工具或者方法论开始学起呢？

喜欢手写且注重仪式感的人，一定会首先推荐你手帐或者行程本。设计好、印刷在纸上的布局让人快速上手，再加上实体物件的稳定感，不失为入门时间管理的正确选择；看中数字工具的灵活和多样的人，则会推荐 Fantastical、OmniFocus 这种功能强大的应用。它们基于实体的日历或待办清单，利用数字化的特性，不断不断自我革新，提供适合不同人群、不同需求的用法。

而我会坚定地回答他：入门时间管理，就从你手机里自带的日历应用开始吧！

虽然所有的操作系统都会自带一款日历应用，大多数项目管理、任务管理工具里也会集成它，但它从来不会被视作处于核心地位，更多是为了辅助其他工具而存在。谈论时间管理的时候，我们也多半会跳过它，去尝试一些专门为时间管理而设计的工具。

但现实情况真是如此吗？日历在时间管理中扮演什么样的角色？如果我们想做好时间管理，又该如何运用好日历呢？

日历解决了什么样的需求？

如果和年纪稍长的人说起日历这个词，我想他们联想到更多的是纸质的台历或者挂历。这时的日历职责非常简单：显示日期，提醒重要日子的临近。

个人计算设备普及开后，数字化的日历就转换了它的使用场景。正如 Palm Pilot 中的日历应用，不仅可以显示日期，还可以让用户不受空间约束地添加事项，反复修改起来也非常轻松。

Palm Pilot 中的日历应用

其实这时的日历，表面上和纸质日历一样，干的实际是 daily planner （可以翻译为日计划本或行程本，后文统称为行程本）的活。有趣的是，纸质行程本并没有被数字日历给挤出历史舞台，反倒变成了两条独自发展的科技树。

虽然日历应用此后被不断创新，Fantastical 给它加上待办清单，谷歌日历等侧重拓展它的协作功能，但它要解决的核心需求从来没变：以分钟为精度， 显示每一天的行程 。

话说回来，又不是人均 CEO，对于我们大多数普通人来说，有必要去考虑规划每一天的行程吗？

B 站 Up 主 小巧 邀请了她就读于清华、北大、哈佛等名校的同学，来分享他们 时间管理的方法 。如果稍加总结，就会发现他们几乎都会提到一个共同的关键词——作息表。也就是说，无论他们遵循了什么原则、采取了什么方法，最后都要落实在一张清晰明了的行程表上。

一张规划有序的行程，能加强我们的 时间感 。在做理财投资的时候，我们会非常注意自己本金的数额。投得多了怕风险，投得少了怕错失收益。更理性的人还会估算，自己有多少钱是用于应急、不能用于投资的。但在做时间管理时，我们却非常容易忽视自己的「时间本金」。自己一周里能有多少时间用于工作？一天里哪几个时间段可以高效产出？光靠所谓的「感觉」是很难知道真实答案的，正如只要你不打开支付宝账单，就会觉得自己「一直还蛮省的」。

除了增强对时间的感知，计划好的行程还能带来 对工作内容的秩序感 。一份统计显示，每个办公室职员平均一天会收到超过 200 条信息。即使按照「二八原则」，假定其中 80% 是对工作没有影响的，剩下的 40 条也以让人花不少时间去应对。除此之外，这还造成了另外一个问题：我们如何判断哪些事情今天马上处理，哪些事情可以稍微推迟呢？此时规划的行程，就可以作为参照物，帮助你分清事情的轻重缓急。

在我看来，成功的时间管理方法各有千秋，但失败的原因却高度相似： 度过了极其混乱、又毫无收获的一天 ，正如昨天和明天。而日历就是解决这个问题最简便的工具。

可以说，任何一种时间管理工具，都应该从日历的基础上出发。

如何使用日历进行时间管理？

日历的选择众多，你可以用系统自带的日历应用，也可以用增强的 Fantastical，Calendar 5 等工具，当然偏好纸质的行程本也完全没问题。无论是哪种工具，想要实现的目标都是相通的。

使用日历的第一项任务是要 明确自己的工作时间 。

其实很多纸质行程本的设计，已经暗含了这一条原则。虽然是按小时去分隔页面，但是一页不会真的显示全部 24 小时，而是早上 8 点到晚上 10 点。在苹果或者谷歌日历中，其实也有类似的设定，并且可以进一步设定一周显示为全部七天，还是只显示周一到周五。当然现实情况复杂的多，每一周、每一天的情况都有不同，于是更需要自己去思考，到底有多少小时是可以用于工作的。

macOS 中日历应用的设定界面

这一步，其实是在我们 梳理自己的时间本金 。我们要意识到，时间是一种不可再生的资源。工作中的项目、生活的琐事、想学习的兴趣或者新技能，样样事情都需要时间。当我们偏偏又处在一个高压快节奏的社会，工作处于绝对的支配地位，所以我们总会觉得，先把工作做了，等有时间了，再去做布置屋子、阅读、学习外语等等事情。如果一直如此，你真的有时间去做想做的事吗？

将工作与生活的时间混在一起，既影响工作效率，有浪费时间本金。在日历上确定工作的时间，可以从心理上一定程度的切割开工作与生活。最近因为疫情的缘故，我一直处于完全居家工作的状态，缺少了空间上的转换，会误以为自己在休假的状态中，很容易陷入「看一会儿剧-打一会儿游戏-做一会儿饭」的循环直到晚上，然后发觉自己已经摸鱼了一天。所以为了明确生活和工作的界限，知道自己一周有多少小时用于工作，就在日历上划分出了「8:00-11:00」与「14:00-17:00」 这两个工作时间段，从而估算出自己一周大约只有 30 个小时能专注工作。再加上远程办公使得会议时间和频率变高，属于自己的时间就更少了。

远程办公只是最简单的例子，正常工作中，很难简单的把一天的工作分为上下两个时间段。特别对于上篇文章中提到的「岛型」工作者，要如何确定自己的工作时间呢？我在《 SET 法则：过好每一天的时间管理之道 》的「第一步：确定一天可用的时间」中有过详细介绍，这里就不再赘述。

而使用日历的第二项任务，则是 明确一天的主要工作脉络 。

使用日历时，必须很审慎地选择记录在日历上的事项。简单来说，日历上应该只记录一定会发生的事情。

什么算是「一定会发生的事情」呢？在《 如何结合使用任务管理工具与日历 》一文中，根据事情的开始时间与截止时间被分为四种类型：

1. 日程 - 开始时间和截止时间都已知；
2. 准日程 - 开始时间已知，结束时间未知；
3. 任务 - 开始时间未知，结束时间已知；
4. 准任务 - 开始时间和结束时间都未知。

其中日程和准日程，就属于「一定会发生的事情」。因为它们的开始时间都是固定的，意味着到了时间，你就必须放下手中的事转向它。最常见的例子就是会议，或者和顾客的碰面。没有人可以完全避开会议和工作中的沟通，哪怕你是自由职业者，也需要花时间和雇主交流需求。所以做时间管理时，要先把这些不能管理的时间列出来。

还有一类任务也属于「一定会发生的事情」，就是工作中真实的 Deadline。你永远也不想、也不应该超过和同事商定好的 Deadline，否则严重影响其他人的工作。

日程、准日程和带 Deadline 的任务，这三类类事情确定了你一天工作的基本动线。将它们记在日历上，就可以清晰的展现出你一天大概会如何度过。

除了这三类事情，开始时间和结束时间都未知的准任务最好不要放在日历上。例如在谷歌日历中，可以为一个目标安排时间，例如锻炼、和培养技能等等。但这种本来没有固定时间，人为的给这些事设定一个开始和结束时间，能真的执行下去吗？

有效的时间管理，应该假设我们的行为是懒惰的。只有基于这种假设，才能去设计各种激励我们执行的机制。但是在日历上计划这些没有固定时间的事，恰好相反是在假设我们的行为是勤快的，是具有极强执行力的。就以阅读这件事来说，设定好一周三次，每次晚上7点到8点，就假设我们会在这个时间点，排除一切诱惑和干扰，去执行这个动作。想做到这种程度，本身就需要极强的自制力。如果已经有了这么棒的自制力，我想时间管理也不会是一个难题了。

其次我们要意识到，永远没有完美的计划，特别你在对项目本身不太熟悉的时候。一件事需要多少时间，每天应该分配多少，想要合理的分配，需要对项目有丰富的经验。即使是阅读这种没有 KPI 压力的活动，就应该每次固定一小时吗？再者当你遇到意外情况的时候，在日历上的计划就要完全重新规划，其中所消耗的时间和精力，也是一笔不小的开支。

其实相比执行前的计划，我认为日历更应该拿来做 执行后的记录 。为什么一天都过完了，还要回头去记录呢？因为今天的记录，就是明天最好的计划。我并不会精确到分钟的记录一天发生的所有事，仅仅是对生活、工作的各个时间段（通常以 15 分钟为精度）进行记录，在备注中大致记录项目信息。

如果以日为单位，我每天的事情都不一样，日程也完全不一样；如果以周为单位，我发现项目进度虽然不同，但好像我在某件事上花的时间是有规律的；如果以月为单位，则会发现好像项目的类型、所需的时间都是有规律的。坚持记录自己的一天，就能看出自己的时间消费观。自己在生活、工作中花了多少时间，这个新项目大概要多少时间，未来我有没有空再接手一个新项目，种种问题，查看自己之前的日历就一清二楚。

当然，使用日历并不是给时间记账的唯一办法，只是我个人更喜欢如无必要，不增加新的工具。现在有各种自动化的记录工具，例如 Toggl 、时间块等，不仅记录起来更方便，还能自动生成统计图标。

当我们使用日历，我们到底得到了什么？

日历是最好的时间管理工具吗？不是。它的设计使得它只能承担展示出我们的一天，但对于如何帮助我们过好一天，却派不上太大用场。但是对于想入门时间管理的人来说，它是最好的入门选择。

通过使用日历，我们可以明确自己的时间本金。自己到底有多少时间，是很多人从来没想过的问题。如果跳过这个问题，直接开始讨论任务管理，精力培养等等话题，都是在盖没有地基的大楼。

其次通过日历的记录，可以清晰的看出自己的时间去哪了。从这个角度看，日历就像记账本的作用一样。想要做好时间管理，首先就要记好自己的时间帐。有了这两步，其实可以帮助你建立最基本的时间管理模式，也让你对时间有了一些掌控感，不至于处于一天到晚都很忙，但没有什么收获的状态。

但时间管理不仅仅只用日历就够了。不适合记录那些没有固定时间的任务，这些总得有个工具来干。由此，我们进入时间管理的第二阶段：任务管理。

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