举一反三，手把手教你用 Notion 搭建个人数据库

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文章代表作者个人观点，少数派仅对标题和排版略作修改。

其实在 Notion 的模板中已经有了关于 CRM 的模板，但是实际使用的方法让不少人犯难，我复制下来模板之后，也经常让我琢磨不定应该用在哪里？怎么用？这么用是不是可行的？着实让人犯难。

所以本文会通过「作者 + 内容」的框架在 Notion 构建一个协作管理系统，让你学会使用 Notion 搭建 CRM，就像搭积木一样简单，辅助提升你的工作效率，帮你省时省力。

本文要点：

• Notion Database View + Filter 用法
• Notion Database Relation、Rollup 简单解析

CRM 是什么？

当然，首先来普及一下 CRM 的概念。

CRM 的全称是 Customer Relationship Management，中文名译作「客户关系管理 」，CRM 是一种企业与现有客户及潜在客户之间关系互动的管理系统。——来自维基百科

当然这次分享是只是 CRM 管理的一小部分，但是足以应付一些简单的客户与数据管理，如果是大型业务，建议采用相应的 SAAS 服务进行管理。

话不多说，我们开始吧。

构建作者管理系统

目前我的主职是与技术作者打交道，如果套用模型的话，这里的「作者」等于「客户」。早期我管理作者一般是使用「Google 文档 + Google 表格」的方式，其实回过头来看，使用还行，就是操作起来不方便。主要的缺点有以下几点：

• 无法与 Google 文档内容形成较好联动，每一次都需要复制链接粘贴；
• 表格操作需要拖拽，进行样式修改比较麻烦；
• Google 文档、表格由于环境原因无法打开，分享还需要进行导出。

Notion 其实相对上述方式改进的方面其实就是使用方便，操作变得简易， Notion 算是极大节省了我的时间，当然除了节省输入的时间，在回顾上信息上， 「Google 文档 + Google 表格」这种层级的文件，就不如 Notion Database 过滤显示视图来的方便。

怎么说，这算是一个场景与一个工具的完美结合吧。构建最终的呈现效果如下：

需求分析

一个内容生产平台，一般作者的来源有：作者主动申请、作者与读者推荐、编辑邀请。最终到达合作的效果依次是：作者推荐 > 编辑邀请 > 主动申请，但是就信息完整度来说：主动申请 > 编辑邀请 > 作者推荐，信息越充分，被拒的概率也就越高。

鉴于本文是介绍 Notion 如何搭建，且「主动申请」这种方式是已经固定好模板，总觉得能说的干货不是很多，所以这里我就以「编辑邀请」为示例进行讲解。

有个值得说的点：技术圈的作者在构建品牌的第一步时，基本都会把自己的相关信息暴露出来，比如博客、GitHub、邮箱，所以相对其他平台的作者用户也比较容易发掘，算是圈子的一个天然优势。

首先针对性的就需要收集作者的姓名、介绍、联系方式、技术栈、公司、从业年限、博客、GitHub、技术站点主页，这里的联系方式又分为：电话、微信、邮箱与其他可以建立联系的方式。

由于是生产技术专栏内容，首先考察就是作者的技术背景，大部分三年以下的作者的能力是无法胜任专栏写作，一是技术沉淀不足，二是写作文笔跟上不标准。要知道，能做出东西和能教别人做出东西是两回事。

这里有几个点需要重点抓取：

• 技术栈： 为选题方向做匹配，比如只知道他是前端，但是前端技术栈又细分很多领域，比如三大框架 React、Vue、Angular，服务端比较流行的 Node，我们对技术栈进行标签化，会为后来的选题匹配、作者能力判断提供筛选空间。
• 公司： 大公司的作者相对能力会更强，至少他们能过大公司面试这一关，就样本数量说，技术能力不会差太远。
• 从业年限： 技术年限能辅助判断技术沉淀，编程是脑力活的同时也需要大业务量场景辅助学习训练，大部分从业年限久的作者会比年限少的作者经验会更丰富。当然从业年限不能直接和技术沉淀划等号，毕竟真有人写了十年前端，还停留在 「DIV 布局」。
• 博客或者 GitHub ： 这里判断作者标准除了作者写作数量，开源项目的 Star + 绿格之外，也会重点查一下域名注册信息 + GitHub 注册时间。

以上重点均会在接下来的 Notion 作者与内容系统搭建中有体现。还有一些行业点讲出来可能会带来一些麻烦，这里就不多嘴了。

检索作者信息

其实这段说的不太好听就是「人肉」，所以这里只说思路，不玩具体实践，跟着思路可以自行尝试：

找作者方式我梳理了一下有几种：

• 搜索引擎：其实核心就这一个点，穷举作者的昵称、ID、GitHub 邮箱、博客等等，顺着这些信息，你可以发掘关键的点，比如邮箱检索到作者豆瓣主页，某年发了个租房链接，还留了微信等等。
• 花钱：当你已经有确定作者，这时候花钱的效果可能会更好，作者与作者之前会组织一些合作的群，打入进去，相对你的资源也就丰富起来。当你找到一个作者群，就可以以这个群为突破口，接着扩散开来，归类的话。遇到好的作者单独私聊即可。
• 活动会议：单独拎出来讲，会议是比较直接的一种方式，参加一场线下，直接面对面加到讲师微信，这种方式更容易取得信任。

这里也同步一下是实际操作方式，当确定这个作者各项实力没有问题，但是就是找不到联系方式，可以试试：

• 社交媒体：如微博、推特进行私信留言；
• 技术平台：如 CSDN、博客园、掘金、思否下的作者内容评论区进行留言，比如出版社编辑们就很喜欢批量的发送邀请，结果就是导致被平台封禁，这时候试试和平台运营者建立良好关系？
• 他人推荐：这里借助朋友圈、社群、领导上司等等渠道，花钱也好，撒娇也好，都是操作方式，效果最佳，但是使用次数有限制，信任用一次就需要冷却一段时间。

以上只是粗略过一遍思路，具体精细化操作方式我会留在后续的《开发者运营指南》的系列内容里。

如果你的客户或者用户服务群体符合上述特征，不妨试试以上办法。

使用 Notion 组织信息

这里我们针对需求再重新梳理一下，也是为接下来属性设置提供便利。从需求分析部分我们可以可以获取到：姓名、介绍、作者照片、联系方式（微信、邮箱、电话）、技术栈、公司、从业年限、博客、GitHub、技术站点主页、社交媒体（微博、推特）。当然也不必收集这么细致，比如社交媒体在实际业务中作用并不大。

那我们开始使用 Notion 来构建，这里我们点击 Notion 左下角的「New Page」新建一个 Page，图中为三种新建 Page 的方式，当然你也可以快捷键 Mac： ⌘Command+N 、Win： ⌃Ctrl+N 新建。

编组 6

接着我们选择 Table 模板，生成一个 Database 页面。

建好 Database 之后，我们开始设置上面提到的属性。我们先对属性进行分类：

• Title 属性：姓名，就是 Name 栏，不能删除，也不能修改属性，类似索引作用；
• Text 属性：介绍、地址、微信，文本属性，不过属性内可以设置字体颜色、粗细；
• Email 属性：邮箱，设置后点击属性后的链接图标，即可跳到邮件软件；
• Tel 属性：电话，设置这个属性后，在 iPhone 直接点击属性后的电话图标，即可拨打电话；
• Select 属性：公司、从业年限，只能选择一个的标签，比如设置好从业年限一年、两年、三年，直接选择对应年限即可，避免手动输入；
• Multi-Select 属性：技术栈，可以多选的标签，一般个人技术栈都是超过两个，比如一个前端：JavaScript、Vue、Node；
• Url 属性：博客、Github、技术站点、社交媒体，设置后可以直接点击；
• File 属性：照片、文件，拖拽到 Notion 即可上传，需要下载即可。

接下来在 Notion 中开始设置属性，默认新建的 Table 提供了三种属性，分别是 Title、Multi-Select、File，所以这里直接重新命名这三个属性即可。这里采用动图进行演示：

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依次创建上面的属性内容，创建好后的效果如下：

这里提一个关于上传的内容，可以在桌面准备好图片，拖拽上传即可，方便未来取设计素材使用。

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当然除了上述使用办法，可以直接为姓名前添加图片，这样在内容管理的时候，展示会更美观。

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当然后面还有一些流程执行的工作，比如邮寄合同，也就需要作者的地址；作者在网站 ID，方便快速找到作者主页，开启权限，测试内容。这里根据自己需求添加到 Notion 的属性栏，再使用 View + Hide 进行自定义展示。

比如现有的 Table View 展示表单太长了，我找作者邮寄方式未免有些过于麻烦，能否只展示作者的姓名电话地址？

当然可以，左上角点击「Add a View」，创建一个新的 Table View，接着点击「Properties」关闭不需要的属性按钮即可。

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这样每次选择作者地址，直接展示的就是作者地址页面，不需要再单页面进行左右调整寻找。

数据迁移

早期由于在 Google 表格内放置了不少数据，从 Google 表格导出后，修改好格式，直接导入到 Notion 即可。

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这里说个有趣的点，在导入界面，你点中间四个选项中的任意一个，都可以上传四种格式的文档，Excel 的 XLSX 格式也是支持的。

内容填充

一些作者写了相当多的内容，这里想精选几篇，设置属性又会太长，直接跳转到博客看又要翻找，不如直接找一次，存放优质内容的链接。

其实 Notion Page 就可以很好的解决这个问题，我们点进作者 Linmi 的 Page，把精选的博客链接粘贴进来，需要对比作写作水平的时候，直接点击相应文章查看即可。

当然这里也可以利用 Notion 的浏览器插件来收集内容，再利用 Relation 进行联动。

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这个页面可以收集与作者相关的内容，比如来往沟通记录，都可以存在在这里，方便未来某个时间进行回顾。

最后还有一些场景问题，公司选项仍然有些问题，比如前公司应该怎么写？这里直接在作者介绍内标注前公司就行了，能快速准确看到信息是最重要的。

构建内容管理系统

有作者之后便是内容生产，物色到好的作者之后，便是内容跟进，这里我对「作者」与「内容」进行分表，主要原因有以下几点：

• 一个作者可能创建多个内容，在作者页添加属性添加会导致属性过长，且不好管理；
• 在作者 Page 内创建不好进行批量化管理，无法进行排期、指派，且多专栏容易混淆；
• 为了讲解 Notion 的 Relation 与 Rollup。

需求分析

内容库的作用不仅可以用来跟进内容，跟进作者内容，管理内容上架；还可以预备选题，不一定需要指派作者，待需要时，把内容指派给物色到的好作者即可。

这里内容库必备的属性有以下几点：内容名、介绍、分类、内容标签、作者名、跟进编辑、跟进时间、上架时间、上架后链接，这些是比较通用的属性，在 Notion 构建步骤中我会介绍为什么是这些。

额外的还有，社群、运营相关的任务联动，这里因为内容篇幅原因就不多讲。

Notion 构建步骤

同样我们新建 Page，命名为「内容管理」，同样按照作者我们对内容一些属性进行分类：

• Title 属性：内容名， Name 栏，不能删除，也不能修改属性，类似索引作用；
• Text 属性：介绍、
• Select 属性：分类，对前后端进行分类，方便过滤筛选；
• Multi-Select 属性：标签，类似作者页提到的技术栈；
• Url 属性： 内容上架后的链接，方便点击与追踪错误；
• Person 属性： 跟进编辑，通过多人协作来跟进内容。

实现效果：

这里如果你要对时间修改格式，可以点击时间选择，再点击「Date Format & Timezone」，在 Date Formate 修改格式即可。这里我修改为常用的的「Year/Month/Day」。

Notion Relation 讲解

构建好内容库之后，有一些问题便来了：

1. 我是直接在内容中填写作者名字，那么有没有办法能链接到作者的数据库？
2. 有内容，也就有数据，数据统计表如何与内容库进行链接？

Notion 很好的提供了 Relation 这一种属性方式，通过 Relation 可以轻松的在多个 Database 中建立连接。 Relation 属于的关系数据库特性，你可以戳 关系数据库 阅读了解背后核心。

这里我们选择 Relation 属性，链接到作者管理的 Database。

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这样我们在作者页，也能看到作者目前正在写作哪些内容。

Notion Rollup 讲解

新的问题又来了，我对作者与内容进行了分表，两个表虽然做了连接，但是如何才能进行相关信息同步。因为我对作者与内容进行了分表，通常我在排期的时候联系作者，在不知道 Rollup 的前提下，我需要点进

• 通过 Rollup 显示作者的联系方式，一是方便自己，随着内容找作者就方便很多，而是方便同事，离职交接一目了然，跟进的内容转移给同事，同事直接就能在内容页看到信息。
• 通过 Rollup 显示作者结算数据，每一份内容都需要跟进结算数据，通过 Rollup 直接看到前几个月总和的数据，方便对内容选题进行排序，为策划选题做准备。

这里我们目前只有作者，所以只演示第一个问题，数据的 Rollup 可以自己动手试试。新建一个属性，修改属性为「Rollup」，选择「作者」，再选择属性「电话号码」，即可调取作者管理内的作者联系数据。

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任务分配

由于编辑团队并不是一个人，所以这里的协作共享也很重要，比如在前期的确定合作，女编辑比男编辑更容易达成合作，后续再将与作者确定好的主题分配给其他编辑。这里直接点击「跟进编辑」属性指派任务即可。

如果我只想看我跟进的内容，新建一个 View，命名为 「Linmi 的 跟进」，利用 Notion Filter 过滤我本人，那么我每次只看这个页面就可以看到自己正在跟进的内容，专线跟进就好。

这里还是左上角点击「Add a View」，创建一个新的 Table View，点击「Filter」，选择「编辑跟进」，再选择我自己。

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作者协作

Notion 协作用起来是真的舒服，可以自由的赋予一个用户只读、编辑、分享权限，当然这里应用的如何与作者进行协作，作者变更了内容

这里我们就可以在单个内容的 Page 内新建一个 Page ，将作者的邮箱添加为 Guest，Personal 以上的套餐是可以无限添加 Guest，也就意味着你可以中转与你的家庭分享一个页面，共享家庭事务。

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接着作者登录 Notion，就可以方便的与编辑进行内容协作，搭配 Notion 的评论，真香。

当然也有一些问题：

• 如果你的内容中有 Markdown 的表格，就不建议使用 Notion 进行协作，表格往 Notion 导入是会 Database，从 Notion 导出便是一个链接，或者单独导出成一个 CSV，对后期重新编辑有点噩梦。
• Notion 无法很好的导出图片，导出后也是一个链接，对后期编辑同样也是噩梦，我得先「右键」，接着「View Original」，在浏览器打开图片，复制上传图床。对大批量内容来说就不建议采用了。

如果是线下会议之类的库，上述问题可以忽略，多人协作一个会议，完全不用 PPT、Word 在群内丢来丢去。

对了，后续还可以改进的点可以添加一些进度属性，比如待跟进、跟进中、跟进完毕。面对大量内容时，可以只展示待跟进与跟进中的内容。

最后我插一个问题，如何利用看板视图看各个编辑的跟进？

可以思考一下如何实现这个视图。

模板

本文相关的模板你可以点击「 Linmi 的作者 + 内容管理系统 」，进行复制学习与使用。

总结

当然本文不局限于作者与内容管理，比如：

• 医生可以用于患者信息管理；
• 广告商可以用来管理广告客户，通过「客户信息 + 广告内容」两个 Database 进行联动；
• 律师可以通过「客户 + 案例」两个 Database 进行联动；
• 教师可以通过「学生 + 作业/任务」两个 Database 进行联动；

当然场景还有很多，如果扩大一点，联动一个公司的产品、开发、运营、市场、客服，也是可以实现的。

当然最后还有一份 Notion 使用小技巧合集，助力你高效率使用 Notion，点击 Notion Tips 访问使用。

更多 Notion 使用技巧，可以阅读少数派的特别策划：如何玩转 Notion

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